総合受付:03-4577-9270

会議のアジェンダ・レジュメ・議題の違いと意味とは?

【例文・テンプレート付き】

3. アイデア出し・効率化・脱マンネリ化などの会議をデザインするコツ

会議の進行役であるファシリテーターになってはみたものの、なかなか思い通りに会議が進まないことに悩んでいる人は少なくないでしょう。
また、立場の違うさまざまな人たち達から意見を聞き出したいのに、会議ではいつも発言力がある人が目立ち一言も意見を発さない人がいることや、 はたまた非効率で無駄な会議をなくしたいのになくせないことに悩んでいる人も多いでしょう。

ここではこのような悩みの解決策について詳しく見ていきましょう。

議題に対して意見やアイデアがほしい会議のポイント

定例会議では議題が出尽くしてしまって適切な議事がなかなか決まらないので、 建設的な意見や新規のアイデアが出されれば会議も活性化するでしょう。
会議への参加意欲を高め、ブレストミーティングのような発言しやすい環境づく作りと、 斬新なアイデアを誘発するきっかけづくりをすることで、活発な意見交換が望まれます。

【会議を活発化するためのファシリテーションについて】 の記事をぜひ参考にしてみてください。

無駄を省き、会議を効率化(時間配分、問題・課題への対応と管理)するポイント

会議の効率化のためには、まず事前準備が非常に大切です。無駄を省いて会議を効率化するポイントとして 「終わらない・決まらない」「情報共有の短縮」「脱線や無駄に気づく」という3点が挙げられます。

会議の参加者は貴重な時間を拘束されているという認識を持ち、ファシリテーターは会議における無駄を省いて 時間配分、問題・課題への対応と管理を含め、効率化を図る工夫をしていくとよいでしょう。

脱マンネリ化。冗長的にしない全員参加型会議のポイント

会議に参加している参加者のモチベーションを維持するためにも、 ファシリテーターは報告・連絡や情報収集のみに終始するのではなく、意思決定者が、正しく決断することを促すことが重要です。

【会議を活発化するためにファシリテーターがどのように動くべきか】 の記事をぜひ参考にしてみてください。

4. 英語のアジェンダ

英語で「Agenda」とは会議の議題そのものの他に会議の予定表やスケジュールも意味します。
言語を問わずアジェンダ抜きの会議ではスムーズな進行や議決が望めないでしょう。 また軽い打ち合わせでも、何についての打ち合わせかを知らせる場合もアジェンダは有効です。

英語のアジェンダの書き方

英語のアジェンダは日本語の会議通知とほぼ同様で、まず冒頭に記載する事項は以下の通りです。

Title(会議のタイトル)
Date and time(開催日時)
Location, Place(開催場所)
Meeting called by~(あるいはCalled by~)(主催者)
AttendeesまたはParticipants(出席者または要参加者)

次いで、アジェンダ本文の記載事項は次のような構成になります。

Objectives(目的)
Items to be discussed(審議すべき内容)

一般的に「Objective」には会議の目的およびゴールについて記述します。 「Objective」の代わりに「Purpose」や「Issue」が使われることもあります。
単に話し合う内容のみを記載する場合は「Items to be discussed」や「Agendas to be discussed」などを使います。

また、会議に持参するべきものや事前準備が必要な場合は アジェンダに「Preparation for the meeting」という事項を記載する場合もあります。

英文メールで出す会議案内の例文・サンプル

実際のビジネスシーンで英文のアジェンダを提出する際のポイントを紹介します。

会議案内の連絡は関係者全員にメールで発信しておきましょう。日々多忙を極めるメンバーで 口頭だけでは忘れてしまうといったトラブルを防ぐためにも、形に残るメールを使用することは必須です。 特に件名に何の会議の招集か人目でわかるような文言を心掛がけ、事前に準備しておいてほしいことがあれば コメントし、資料に目を通しておいてほしい場合は添付ファイルで送りましょう。

また、メンバーが異なる時差に散らばっているような場合、必ずどの「時間帯」なのかも明記しておきたいところです。 時刻に日本時間を記載する場合は以下が一般的です。

・15:00-16:00 (JST)
・15:00-16:00 (JST, UTC+9)
・15:00-16:00 [+0900 (JST)]


会議通知、会議召集のメール例(英文)

--------------------------------------------------------------------------
Dear sales team:

I would like to set up a meeting by below schedule.
Attendance is mandatory for all sales team staffs.
If you have specific reason that you cannot come, please contact me by next Wednesday.

Date and time:
March 10th 16:00-17:00(JST)
Meeting room: Meeting room 1st

Agendas:
1. About budget cut
2. Sales figures report from each department
3. New personnel planning and enployment
4. New assignment
--------------------------------------------------------------------------

前ページ

- 2/2 -

5. 会議の意味や本来の目的は?意思決定の場としての効率よい会議の進め方

3. 議事録とは?議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう

お役立ち情報 一覧

おすすめの貸し会議室、レンタルスペース、イベントホール