会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ　 ～挨拶・司会進行から議論のコツまで～

しかし、事前に会議の進行方法・ファシリテーションを学んでおくことで、会議を上手に進めることが可能です。

会議には目的別の種類と、それぞれに沿ったファシリテーションがあることを知っておきましょう。 これは参加メンバーに失礼や不満がないようにするためのスキルともいえます。

まず正しく、効率のよい会議を行うためには、事前準備が重要です。 こちらの記事では事前準備から挨拶、議論のコツまで、実際に役立つ内容を紹介します。

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会議の目的と種類は、大きく3つに分けることができます。
まずは自分の会議が3つのどれにあてはまるかを考え、目的を定めた上で、それに応じたルールを取り入れていきましょう。

① 報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議（オリエン・キックオフ含む）

コミュニケーション会議の目的は「伝える」ことです。参加者同士が、担当分野の内容を話し、情報共有をします。
オリエンの場合は、企業の方針やルールを新人に伝える場、キックオフの場合はプロジェクトの目的や個人の役割分担を伝える場となります。

② 問題発見、意見、アイデア出し（ブレインストーミング）の議論会議

「提案」が目的の会議です。テーマに対して、参加者はあらゆる視点から自由に意見を述べます。
今までの発想の枠を超えた意見を求めるために行われることが多いため、否定意見を出したり結論を導いたりする必要はありません。

③ 合意形成などの意思決定会議

物事を決定した上で、次に進むための会議です。
各課の担当者は決定事項を各部署に持ち帰り組織内に指示・伝達を進めます。会議中にどれだけ皆が納得したかが重要視されます。

会議の大原則（ルール）と基本

本来、会議とは収益アップや業務効率化につながる重要なものです。
しかし、ただ時間を浪費し、参加者のモチベーションが低いままマンネリ化した会議を続けている会社は少なくありません。 これでは貴重な労働時間を無駄にしているだけです。
会議開始時には、開始を宣言しメリハリをつけます。前回のおさらいを行い、会議の議題（目的）確認を全員に徹底します。
もちろん、遅刻厳禁・時間厳守です。まずはこの最低限の会議ルールを徹底してください。

次に、ファシリテーションの役割や会議内容ごとに求められるファシリテーションスキルについて紹介します。

会議のファシリテーションとは

ファシリテーションとは会議の議論や進行を円滑にし、会議の目的を達成するためのサポートスキルのことです。
具体的には、意思決定（合意形成）会議の場合は参加メンバー全員の納得を得ること、 意見、アイデア出し（ブレインストーミング）の議論会議の場合は発言を引き出すためのスキル全般を指します。 参加者が単に伝達事項を聞くだけの会議にならないよう、事前に会議の目的や内容、目標を周知させましょう。 またファシリテーターとは別に、現場責任者やリーダーがいる場合、事前に意見を確認しておくことも重要です。
進行中も、決められた人だけが意見を言う状況ではなく、参加者全員が本音で自由に意見を言える場の雰囲気づくりを重要視します。
また、意見が対立した際や険悪な雰囲気になった場合には、場を収めるためのコミュニケーション能力も必要とされます。

報告・連絡・共有などの
コミュニケーション会議のファシリテーション

コミュニケーション会議は、同じ目的・目標に進むため情報共有を行う会議でビジネスにおいて必要なものです。 しかし、報告・連絡の情報収集のみに陥りがちで、会議に参加するメンバーのモチベーションが持続しにくいという欠点もあります。
まず、報告・連絡時には各部署に持ち時間を与え、スムーズな発表を促してください。
報告・連絡を終えた後、意思決定者が内容に基づいて明確な行動方針を打ち出し、メンバーに伝える時間を確保します。 その際に、方向性だけでなく具体的なスケジュールまで伝えることができれば、なおベストです。
また、ホウレンソウにこだわりすぎるあまり、資料作りの労働コストが高くなることは避けましょう。
会議は報告・連絡の場ですが、それはあくまで他部署のメンバーに向けたものだと考えます。
あえて会議で発表しなくても良い内容は、朝礼で手短に伝えるほかネットやメールを利用して伝えましょう。 意見をコメントで書き込む方式をとることで、メンバーそれぞれが自分の都合の良い時間に内容を確認することができます。

意見、アイデア出しなど発言を活発にする
議論会議のファシリテーション

参加意欲を育み、発言しやすい環境作りとアイデアの素となる刺激を作ることがファシリテーターの役目です。 ただし単に自由な発言を促すだけでは意味はありません。 まずは、以下の点に留意してください。

参加メンバーの合意形成を促す
意思決定会議のファシリテーション

合意形成をするためには、情報・決定方法・決裁者のどれが欠けてもその場で決定することはできません。 そのため、まずは事前に合意形成までのプロセスを決めておきます。具体的には、以下の通りです。

これらのプロセスがあらかじめ決まっている上で、会議では「参加者全員が話し合う」という状態を作ります。 メンバーの発言が少ない場合は、ファシリテーターが率先して全員に1回以上は発言させるようにしましょう。

ただし、立場の強い人だけが自分の意見を述べて会議が終わるという可能性もあります。
その場合、最初に付箋を渡して「今から5分の間に自分の考えを書いてください」など、会議の前に参加者が考えて書く時間を設ける方法もあります。
また、最終的に決定に至らなかった議論や意見なども会議後に取りまとめた後、一覧表などに記載して参加者に周知しましょう。
会議には意思決定者の決定が必要不可欠ですが、あくまでも参加者が話し合った結果に基づいた合意形成であることを参加者全員が認識していることが重要です。 それを認識させることが、ファシリテーターの役割でもあるのです。

会議の効率化は
資料、根回しなどの事前準備とシナリオ作りがポイント

会議の効率化を進めるためには、事前準備が必要です。特に必要となるのが下記の点です。
・事前共有と根回しをする ・議題と時間配分を明確にする ・携帯電話の使用を禁止する

それでは、実際の司会進行時を想定した例文と共に、会議の進め方について見ていきましょう。

【挨拶の方法・フレーズ】
始めの挨拶と終わりの挨拶で会議の9割が決まる！？

今から会議が始まることを参加者に伝え、集中を促すことが最初の挨拶の目的です。

Point.1

まずセンターに立ち「本日はご多忙の中、お集まりいただきありがとうございます」と感謝の気持ちを述べましょう。
そして、外部の参加者がいる場合は司会者の自己紹介、会議参加者の紹介も行います。

Point.2

会議の目的、テーマ、結論を出す時間を告げます。ここで時間を区切ることで、参加者も時間を意識して会議に参加することができます。

Point.3

次に前回の会議の内容について軽く振り返っておきます。
前回の会議で出た有意義な意見は再度ピックアップすることで、流れを自然と引き継ぐことができます。

Point.4

「今日の会議の目的は◯◯です。◯時までに～～に関する結論を出したいと思っておりますので、ご協力よろしくお願いいたします」とわかりやすくはっきりと伝えましょう。

Point.5

最初の挨拶は会議の概要を伝えるものです。今回から初めて会議に参加する人がいたとしても、概要を話すことで流れを掴むことができます。

Point.6

「質問・意見がある場合は、挙手をお願いします」など発言方法についても伝えておきましょう。

Point.7

そしてもうひとつ重要となるのが、最後の挨拶です。
ファシリテーターは時間内に有意義な結論を出すだけでなく、参加者たちに「この会議に参加してよかった」と感じてもらう締めくくりをしましょう。

Point.8

基本的に最後は会議の内容を総括し決定事項を述べます。
会議の成果、会議の目的が達成されたことを伝えることで参加者の満足度が上がります。 この部分がないと「今日の会議は何のために行われたのか？」と不安や不満を抱く参加者も現れるため注意が必要です。

Point.9

そして最後に「素晴らしい意見をいただきありがとうございました」「皆様のご協力の元、最善の結論を導き出すことができました」など、シンプルな言葉で感謝の気持ちを述べます。

最初と最後で会議の良し悪しのうち9割が判断されます。奇をてらったあいさつをする必要はありません、しっかりと基礎に沿った挨拶を行いましょう。

会議のマニュアル

Ⅰ 会議の始め方

Ⅱ 時間厳守の方法

Ⅲ 議論脱線時の戻し方

Ⅳ 会議の終わり方