会議のお役立ち情報

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ワークショップの意味・メリットとは

~セミナーとの違いや進め方のポイント~

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近年、自治体や大学、企業、個人が主催するワークショップが増加しています。 しかし、主催者も参加者もおおよそのイメージはできるものの「そもそもワークショップとセミナーはどう違うのか」 「ワークショップの具体的な内容や特徴はどういったものなのか」など、詳細を知らない人も多いのではないでしょうか。

初めて主催する人、主催の経験が少ない人の場合、曖昧なイメージのまま準備を進めてしまうのは危険です。 内容の薄い、参加者が満足できないワークショップとなれば互いに時間を無駄にしてしまうだけです。

ここでは、ワークショップの意味やセミナーとの違いといった基本的な事柄から、実際のワークショップ開催に向けた具体的なコツまで、役立つ情報を紹介します。

1. セミナーとは

セミナーは「特定のテーマに興味のある参加者へ向けた講習会」

セミナー(seminar)とは、主催者が設定した特定のテーマに対して、 興味を持った参加者へ向けて行う講習会のことを指します。 ドイツ語のゼミナールと同義語であり、大学などで教授の指導の下に学生が研究、発表する演習のことも指しますが、 こちらは縮めてゼミとも呼ばれています。

ビジネス用語としての「セミナー」の意味について

・特定のテーマに対し、関心のある参加者を募る
・専門家や有識者を講師として招く
・参加者は基本的には話を聞くスタイルであり、質問は最後に受け付けることが多い
・所属企業などを問わず、広く万人に向けて募集される

討論、交流がメインというよりは、講師の知識やノウハウを伝えることを目的に開催するスタイルです。

セミナーの特徴とメリット

セミナーは、質疑応答はあるものの、専門家や有識者などの講師が一方的に話すスタイルで実施するのが大きな特徴です。 テーマに対し、興味のある参加者が集まるため、意思の疎通が容易であることがメリットといえます。 例えば、就活セミナーであれば就活生がターゲットです。起業セミナーであれば起業を目指す人、 資産運用セミナーであれば資産運用に関心が高い人など、特定の層に対し情報発信ができるため、 発信側にも大きなメリットがあります。

一方、セミナーのデメリットも存在します。討論をする場がなく、質問時間も限られているため、参加者は受動的になりがちです。 参加者の興味の度合いによっては、セミナーに参加したものの単に話を聞いて終わりといった事態も考えられます。

2. ワークショップとは

ワークショップは「参加者が主体となる体験型講座(セミナー)」

ワークショップ(workshop)とは、本来は「作業場」「仕事場」を意味する言葉ですが、 現代では参加者の主体性を重視した体験型の講座、グループ学習、研究集会などを指す言葉として浸透しています。

日本にワークショップが入ってきた1980年前後は、自己啓発系とエコロジー系のワークショップが多く、 その後、ワークショップは言葉の意味を大きく変え、アート系の分野で浸透していきます。 「演劇ワークショップ」「映画ワークショップ」「ダンスワークショップ」などがその一例です。 演劇や映画のワークショップであれば、監督や俳優が直接指導するケースもあります。

現在においても「ハンドメイドワークショップ」「ものづくりワークショップ」といった言葉を聞いたことがある人は多いことでしょう。 子ども向けのワークショップといった言葉も浸透しています。

さらに近年では、学校教育、社会人教育の分野やビジネス研修においても、ワークショップの言葉が使用されています。

ビジネス用語としての「ワークショップ」の意味について

・企業が主催するビジネスワークショップは、参加・体験型講座を意味する
・セミナーに比べ、参加者が能動的・主体的
・話を聞くだけではなく、参加者同士が話し合う場面も多い
・体験が組み込まれている
・「分かる」だけでなく「分かち合う」経験を重視している
・「ワークショップ形式のセミナー」「ワークショップ形式の研修」と表現されるケースもある

ワークショップの特徴とメリット

ワークショップは、課題解決、合意形成、学習などを行う「場」であるという特徴があります。 セミナーの場合、参加者が受動的になりがちですが、ワークショップの場合、参加者が能動的に動きます。 参加者側にも積極性・主体性が生まれるため、参加のメリットを感じやすいといえるでしょう。

また、参加者同士が議論する場面が多いという点も、ワークショップの特徴の一つです。

ワークショップのメリット

ただ話を聞くだけではなく周囲との協力が求められるため、参加者に当事者意識が生まれるという点がメリットといえます。 互いの意見を聞き、目標に向かい行動することにより達成感が得られやすくなります。 内容はワークショップにより異なりますが、ビジネスワークショップであれば「商品やサービスを販売するための伝え方」 「新しいアイデアのビジネスモデル作成」といった課題のもと、進行します。 例えば、社内のリーダー研修も、ワークショップ型リーダー研修とすることで、より具体的な行動にアプローチすることが可能です。 講師の話を聞くだけで「分かったつもり」になるのではなく、自らの行動を通じて学ぶことで、より理解を深めることができる点はワークショップの大きなメリットといえるでしょう。

ワークショップのデメリット

参加者の雰囲気をどう作り上げるかが、ワークショップの成功を左右します。 特に初対面の人が集まる場合、活発な意見交換が進まず盛り上がりに欠けることも考えられます。 参加者を広く募集する場合は、ワークショップ当日まで参加メンバーの特徴は分かりません。 参加者の質により成功率が左右される点は、デメリットといえます。

3. ワークショップ形式を活かす!効率的な進め方

ワークショップを開催するのであれば、いかに効率的に進めるかを考える必要があります。 ポイントを絞り、進め方を確認していきましょう。

目的とゴールは明確に

目的を設定する際には「ピンポイント」「明確」を重視します。 曖昧な目的設定は、主催者・参加者ともにブレを生みます。それはゴール設定においても同じです。

特にゴールの場合、今回のワークショップが求めるプロジェクトのフェーズを意識します。 「初回のアイデア出し」なのか、「最終の合意」なのかによって、ワークショップに必要なプログラムの組み立て方も変わるためです。

参加者全員が主役!個人ワークで参画意識が高まる

ワークショップだからといって、最初からグループワークを行う必要はありません。特に発言量や発言の強さには個人差が出やすいため、まずは個人ワークを取り入れましょう。 時間を決め、付箋やノートに書き出す方法が効果的です。短時間で大量のアイデアが出る点も見逃せません。

ファシリテーターの存在がワークショップを活気づける

ワークショップでは一般的な会議以上に、客観的な立場で場を調整するファシリテーターの存在が重要です。 個人ワークからグループワークへ切り替えた後など、場の流れが鈍くなることがあります。 また、本来の議題から横にそれてしまうこともあるでしょう。

今、どのような状態かを見極めてフォローしたり、軌道修正したりするのが、ファシリテーターの役目です。過剰な口出しではなく、あくまできっかけを提供するのがファシリテーター。 観察眼が鋭く、疑問にも的確に答えられる知識と経験がある人が適任です。

グループワークは意見の出やすい雰囲気作りから

グループワークを成功させるためには、雰囲気作りが重要です。例えば、堅苦しすぎると自由な発言は難しくなります。 参加者がリラックスして発言できるような雰囲気作りのコツを見ていきましょう。

グループの人数構成

グループワークに最も適した人数は、5〜6名です。少なすぎると、発言力の強い参加者の意見を他の人が聞くことになり、 多すぎると当事者意識が薄れます。全員と関わりながら、かつ他人の発言を聞く時間を考えた場合の適切な人数といえます。

部屋の環境

参加人数に対し、部屋が広すぎると落ち着きません。逆に、狭い部屋では圧迫感を感じ、萎縮してしまうものです。参加人数に応じた部屋を選択しましょう。 周囲の部屋や建物の外からの騒音がないかどうかも重要です。

机の配置

活発な議論を期待するのであれば、アイランド形式(島型形式)や対面式の配置が効果的です。人と人との距離をある程度近づけることで、親睦を深めやすくなります。

BGM

ワークショップの参加者は、多かれ少なかれ緊張を感じていることが多いものです。緊張をほぐす意味でも、邪魔にならない程度にBGMを流すとよいでしょう。

おすすめのツールをそろえて生産性を上げよう

ワークショップの生産性を上げるためには、事前準備が重要です。ワークショップの内容に関係なく、あると便利なアイテムを紹介します。

・付箋(強粘着性タイプは、ホワイトボードにも貼ることが可能)
・コピー用紙(メモ代わり)
・サインペン(鉛筆やボールペンは、薄いため書いた文字が読みにくい)
・カラーペン
・蛍光ペン
・模造紙+テープまたはホワイトボード(付箋を貼る)
・テープ(付箋の粘着力が弱くなったときに補強)
・プロジェクター
・スクリーン
・音響設備(BGMを流すため)
・マイク(人数が多く、会場が広い場合)

これらのアイテムを活用し、スムーズなワークショップ進行を心がけましょう。

4. 貸会議室にはワークショップ研修に必要な設備が充実

ワークショップの効率的な進め方や、あると便利なアイテムがお分かりいただけたのではないでしょうか。 さらに、参加者の満足度を高めるために重要となるのが、アクセスの良さなど会場の環境・設備です。

自社の会議室などで開催する方法もありますが、会議室などのスペースを貸し出しているサービスを利用する方法もあります。 アクセスが良く設備が整った施設をレンタルすることで、以下のようなメリットが感じられるでしょう。

・人数に適した部屋を選べる
・駅近など会場へのアクセスの良さ
・全体発表用のマイクやプロジェクター完備
・グループワーク用のホワイトボード、各種テーブル完備 ・雰囲気作りに活用できるBGM用の音楽プレーヤーなどの手配

【まとめ】ワークショップを効率良く進めるためのポイント

それでは、最後にもう一度、効率良くワークショップを進めるためのポイントについて振り返っておきましょう。

・セミナーは「特定のテーマに興味のある人」に向けた講習会
・ワークショップは「参加者が主体となる体験型講座」
・主催者は、目的に応じてセミナーとワークショップを使い分けることが大切
・効率的なワークショップのためには目的とゴールを明確にすることが大切
・個人ワークを取り入れることで参画意識が高まる
・ファシリテーターの存在を活用し、円滑なワークショップにつなげる
・円滑にセミナーやワークショップを開催するためには貸会議室やレンタルスペースを利用する方法もおすすめ

ワークショップを開催する際には、目的とゴールを明確にした上で環境づくりに注力する必要があります。 その結果が、参加者の満足度向上、目的達成につながるといえます。

また、プログラムの企画、ファシリテーター担当者の選出といった問題に加え、成功を大きく左右するのが会場選びです。

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豊富なバリエーションの中からお客様の利用目的、規模、予算に応じて会場をお選びいただけます。 備品のレンタルや便利なケータリングなどのサービスも充実しており、主催者の方の負担を大いに減らすことができます。

ワークショップ開催をご検討の方は、ぜひ一度TKPの貸会議室ネットにご相談ください。

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