議事録の書き方・例文集 ～上司も認める議事録の書き方をマスターしよう！～
上司から議事録の作成を命じられて、「どうやって作成すればいいのだろう…」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
もちろん、議事録を作成することは簡単ではありませんが、しっかりと準備をすれば決して難しいものではありません。上司から認められるためには数多くの経験を積むことがいちばんですが、ポイントを抑えることでうまく書けるようになります。ここでは具体例なども交えながら順番にポイントを紐解いてきましょう。
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1. 議事録の種類
これから作るべき議事録がどのような内容なのかを理解しないと、わけがわからないものができあがってしまいます。 まずは議事録がどういうものかということを知ることから始めていきましょう。
議事録の必要性と意味
基本的に、議事録とは様々な会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してまとめ、それを周囲に伝えるための文書のことをいいます。 ただ単に会議の内容をメモしたものを清書したものではありません。
議事録の用途は、社内会議でのメモ書きや社内会議・研修などの備忘録から、会議報告書、株主総会、理事会議事録まで様々です。 まずはその用途と担保すべき品質のレベルを把握しましょう。
また、人は口頭で伝えただけでは話が食い違っていたり、勘違いがあったりということがよくあります。
たとえ参加していても、聞き逃していたり、すっかり忘れてしまったりすることがあるので、認識違いがないように議事録を作成し、 参加していない人も含めて情報共有をはかるために作成するものだということを理解しましょう。
議事録の作成時に課題になること
議事録作成にあたって、まず、いちばん大切なことは会議で何が決まったかということです。 会議の背景や前提がわかっていない、また目的や専門用語が飛び交う場合はその内容が理解できていない、 また、文章上の言い回しが決められないと議事録は書けません。
まず、いちばん大事なことは決定事項です。 まずはこれをはっきりさせ、そのためにやるべきこと（ToDo）を洗い出します。この2つを必ず抑えておくようにしましょう。
次に議事録を書く上で、どのように書いていいのかがわからず、 考えながらあれこれ書いているうちにまとまらずに時間だけが過ぎていってしまう…ということもあるでしょう。
前述の通り、
- 話し合ったこと（議題）
- その答え（決定事項）
- やるべきこと（ToDo）
この3点を最初に書き出します。
次に会議が行われた日時、場所、参加者、欠席者を書き出します。最後は決定事項に至った過程をかいつまんで書いていけばいいのです。
上司が見ている議事録のポイントは
「文書として美しく、簡潔で知りたいことがわかるか」
上司から議事録を頼まれたら、「上司に怒られたくない」のできちんと書いて「上司を見返したい」と思うはずです。 では、上司はどこをチェックするのでしょうか。
まず、議事録は会議が終わったら速やかに作成し、できれば当日中に配布することを上司は求めているでしょう。 なぜなら、重要なことを決めるために行われた会議ですから、配布が遅れれば、参加者などから上司が指摘を受けるかもしれません。
また、時間が経ちすぎれば細かいことは忘れてしまうかもしれませんし、スピードが求められる部署では利益にも響いてくることにもなります。
次に上司は議事録の内容について以下の3つを重視するでしょう。
- 決定事項が正しく書かれているか
- 読みやすくかかれているか
- 内容が簡潔にまとめられているか
議事録は会議に参加していない人が後から読んでも理解できなければいけません。 そのため、上司はもちろん、誰が読んでもわかりやすく、そして簡潔にまとめられていることが求められます。
