総合受付:03-4577-9270

議事録の書き方・例文集

~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~

3. 【書き方ケーススタディ】見本となる書き方の例・例文集

では、実際の書き方に関して、ポイントをいくつかご説明してきます。

まず、取ったメモを自分なりにまとめ上げるところから始めます。 いきなり議事録を書き出したとしても、自分の中で文章がまとまっていなければ、人に伝わる文章は書けません。

資料を整理したり、メモをよく見たりしながら、また5W2Hまたは5W1Hを元に発言をまとめるようにすると書きやすくなります。

Who(誰が)
What(何を)
When(いつまでに)
Why(なぜ)
Where(どこで)
How(どのようにするのか)
How much(いくらで)

また以下のポイントも実施してみましょう。

・口語体を文語体に置き換えること
・不要な部分はすべて削り取ること



会議中の実際の発言例

主任:「◯◯についての件は今、どうしようかと相談しているところでして、だいたい5件ぐらいになるかと思いますが…」

メモ「◯◯についての相談」

部長:「そこは、そうだね、8件…いや、目標は10件にして欲しい」

メモ「目標は10件にする」



議事録での書き方例

会議名:◯◯商品開発会議 議事録
日時:◯月1日(月) 15:00~16:00
場所:◯◯会議室
出席者:◯◯部長、◯◯課長、◯◯係長、◯◯主任 議事録作成:◯◯
欠席者:◯◯主任(出張のため)
議題:◯◯商品開発の決定について

決定事項
・ネーミングは◯◯に決定する
・実演販売ができるように担当役員に提言する

議論内容
・◯◯部長より予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと(◯◯係長)
・価格設定は◯◯を予定(◯◯主任)
・◯◯デパートでの実演販売はどうか(◯◯課長)
・ネーミングは◯◯でどうか(◯◯部長)

懸案事項
・販売計画書を◯月10日までに作成すること
・第二回「◯◯商品開発会議」の日時
◯月1日(月) 15:00~16:00 ◯◯会議室にて

4. 議事録のフォーマット・テンプレート

ここでは、PTAや非営利団体、会社など、それぞれの立場に応じて汎用的に使えるテンプレートをご紹介していきます。
このテンプレートを基調とし、そこに自分なりの工夫を盛り込んで作り上げていきましょう。

議事録のフォーマット(.doc)
議事録のフォーマット2(.xls)
株主総会のテンプレート(.doc)
理事会議事録のテンプレート(.doc)

5. 効率化するソフト、自動生成のアプリやツール

会議に専念するためにはPCのソフトやスマホアプリなどを使ってメモを行うと便利ですし、同時にスピーディに対応でき用になるため、ぜひとも使いこなしたいものです。

clarke.ai

https://clarke.ai/

AIが会議の音声を認識・分析して、議事録を作ってくれるWebサービス。発行された専用の電話番号に電話をかけ、AIに聞こえるようにすればいいだけです。 ただし、英語のみ対応かつアメリカの電話番号が必要となります。

XMind

https://jp.xmind.net/

マインドマップは、トニー・ブザンが提唱したノート術のこと。紙の中心に主題を書き、そこから放射状に線と字を書いていくため、全体を把握しやすくなります。 「XMind」は無料のマインドマップツール。Evernoteに保存はできますが、PDFなどの書き出しを行いたい場合は、有料版(9800円~)が必要になります。

SIGN(サイン)

https://svgn.biz/

議事録が作れる無料のクラウドサービス。まず、メンバーの登録をし、確認しながら議事を入力すれば議事録に時間をかけずに済むというもの。 会議の後に通知機能を使って簡単に共有できます。プロジェクトごとにメンバー登録ができるので便利です。

Evernote(エバーノート)

https://evernote.com/intl/jp/

データ管理に優れたツールで、パソコンからだけでなく、スマホからでも簡単に記録、整理、共有ができます。 無料の「ベーシック」プランは同期可能な端末は2台まで、有料の「プラス」は3,100円、「プレミアム」は5,200円(いずれも年額)。

Google ドキュメント

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソフト、図形編集ソフトの4つの機能が使えるオンラインの無料オフィスソフト。 スマホ、タブレット、パソコンでどこからでもアクセスして作成、編集を行うことができます。ただし、縦書き非対応。

OneNote(ワンノート)

http://www.onenote.com/Download

クラウド上にメモを保存して複数のデバイスで同期でき、ほぼ「Evernote」と同じことができます。ただ、Microsoft Officeのひとつとなるので有料のようなもの。 マイクロソフトは「デジタルノート」と呼んでいます。文字、画像、図形、表のほか、手書き文字も入力できます。1ヶ月無料で使用可能。

前ページ

- 2/2 -

2. 会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ

お役立ち情報 一覧

おすすめの貸し会議室、レンタルスペース、イベントホール