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会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ

~挨拶・司会進行から議論のコツまで~

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上司から会議の進行役を任された場合、名誉に思う半面、戸惑う人は少なくありません。
しかし、事前に会議の進行方法・ファシリテーションを学んでおくことで、会議を上手に進めることが可能です。

会議には目的別の種類と、それぞれに沿ったファシリテーションがあることを知っておきましょう。 これは参加メンバーに失礼や不満がないようにするためのスキルともいえます。

まず正しく、効率のよい会議を行うためには、事前準備が重要です。 こちらの記事では事前準備から挨拶、議論のコツまで、実際に役立つ内容を紹介します。

1. 会議の目的と種類

会議の目的と種類は、大きく3つに分けることができます。
まずは自分の会議が3つのどれにあてはまるかを考え、目的を定めた上で、それに応じたルールを取り入れていきましょう。

① 報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議(オリエン・キックオフ含む)

コミュニケーション会議の目的は「伝える」ことです。参加者同士が、担当分野の内容を話し、情報共有をします。
オリエンの場合は、企業の方針やルールを新人に伝える場、キックオフの場合はプロジェクトの目的や個人の役割分担を伝える場となります。

② 問題発見、意見、アイデア出し(ブレインストーミング)の議論会議

「提案」が目的の会議です。テーマに対して、参加者はあらゆる視点から自由に意見を述べます。
今までの発想の枠を超えた意見を求めるために行われることが多いため、否定意見を出したり結論を導いたりする必要はありません。

③ 合意形成などの意思決定会議

物事を決定した上で、次に進むための会議です。
各課の担当者は決定事項を各部署に持ち帰り組織内に指示・伝達を進めます。会議中にどれだけ皆が納得したかが重要視されます。

会議の大原則(ルール)と基本

本来、会議とは収益アップや業務効率化につながる重要なものです。
しかし、ただ時間を浪費し、参加者のモチベーションが低いままマンネリ化した会議を続けている会社は少なくありません。 これでは貴重な労働時間を無駄にしているだけです。

会議開始時には、開始を宣言しメリハリをつけます。前回のおさらいを行い、会議の議題(目的)確認を全員に徹底します。
もちろん、遅刻厳禁・時間厳守です。まずはこの最低限の会議ルールを徹底してください。

2. 会議の進め方・司会進行のコツ

次に、ファシリテーションの役割や会議内容ごとに求められるファシリテーションスキルについて紹介します。

会議のファシリテーションとは

ファシリテーションとは会議の議論や進行を円滑にし、会議の目的を達成するためのサポートスキルのことです。

具体的には、意思決定(合意形成)会議の場合は参加メンバー全員の納得を得ること、 意見、アイデア出し(ブレインストーミング)の議論会議の場合は発言を引き出すためのスキル全般を指します。

ここでポイントとなるのが、段取り・事前準備・コミュニケーションの3つです。

参加者が単に伝達事項を聞くだけの会議にならないよう、事前に会議の目的や内容、目標を周知させましょう。 またファシリテーターとは別に、現場責任者やリーダーがいる場合、事前に意見を確認しておくことも重要です。
進行中も、決められた人だけが意見を言う状況ではなく、参加者全員が本音で自由に意見を言える場の雰囲気づくりを重要視します。

また、意見が対立した際や険悪な雰囲気になった場合には、場を収めるためのコミュニケーション能力も必要とされます。

報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議のファシリテーション

コミュニケーション会議は、同じ目的・目標に進むため情報共有を行う会議でビジネスにおいて必要なものです。 しかし、報告・連絡の情報収集のみに陥りがちで、会議に参加するメンバーのモチベーションが持続しにくいという欠点もあります。

まず、報告・連絡時には各部署に持ち時間を与え、スムーズな発表を促してください。

報告・連絡を終えた後、意思決定者が内容に基づいて明確な行動方針を打ち出し、メンバーに伝える時間を確保します。 その際に、方向性だけでなく具体的なスケジュールまで伝えることができれば、なおベストです。

また、ホウレンソウにこだわりすぎるあまり、資料作りの労働コストが高くなることは避けましょう。

会議は報告・連絡の場ですが、それはあくまで他部署のメンバーに向けたものだと考えます。

あえて会議で発表しなくても良い内容は、朝礼で手短に伝えるほかネットやメールを利用して伝えましょう。 意見をコメントで書き込む方式をとることで、メンバーそれぞれが自分の都合の良い時間に内容を確認することができます。

意見、アイデア出しなど発言を活発にする議論会議のファシリテーション

参加意欲を育み、発言しやすい環境作りとアイデアの素となる刺激を作ることがファシリテーターの役目です。 ただし単に自由な発言を促すだけでは意味はありません。 まずは、以下の点に留意してください。

・いきなり「発言」させず、各自が「考える」時間を設ける
・「選ぶ」よりも「まとめる」ことを重視する
・良いアイデアや意見は、ホワイトボード等に書き出し、注目させる
・突飛な意見、無謀な意見だとしても否定をしない
・参加者に相手の話を聞く重要性を伝える
・事前ミーティングで出たアイデアも会議中に発表する

参加メンバーの合意形成を促す意思決定会議のファシリテーション

合意形成をするためには、情報・決定方法・決裁者のどれが欠けてもその場で決定することはできません。 そのため、まずは事前に合意形成までのプロセスを決めておきます。具体的には、以下の通りです。

<会議前>

・決定すべき事項の明確化
・意思決定者の明確化
・1回の会議で決定するのか段階を踏むのかなどの策定
・決定までに段階を踏む場合は決定時期の目標設定
・全会一致または多数決にするかなど会議での決定方法の明確化
・意思決定者を会議に召集するとともに決定すべき事項の事前周知など
・(必要に応じて)意思決定者に決定方法の共有
・必要最低限の人数(7人以内が理想的)を会議に招集
・意思決定に必要な資料などの事前準備
・(必要に応じて)意思決定に必要な資料などを参加者に事前周知

<会議中~会議後>

・議題に沿った会議の進行
・論理の矛盾・飛躍などがあった場合の軌道修正など
・決定すべき事項に対する採決
・会議終了後の決定事項や課題などの取りまとめと会議参加者に対する共有
・会議で出されたアイデアなどを整理し、それを実現させるための策定など

これらのプロセスがあらかじめ決まっている上で、会議では「参加者全員が話し合う」という状態を作ります。 メンバーの発言が少ない場合は、ファシリテーターが率先して全員に1回以上は発言させるようにしましょう。

ただし、立場の強い人だけが自分の意見を述べて会議が終わるという可能性もあります。
その場合、最初に付箋を渡して「今から5分の間に自分の考えを書いてください」など、会議の前に参加者が考えて書く時間を設ける方法もあります。

また、最終的に決定に至らなかった議論や意見なども会議後に取りまとめた後、一覧表などに記載して参加者に周知しましょう。

会議には意思決定者の決定が必要不可欠ですが、あくまでも参加者が話し合った結果に基づいた合意形成であることを参加者全員が認識していることが重要です。 それを認識させることが、ファシリテーターの役割でもあるのです。

会議の効率化は資料、根回しなどの事前準備とシナリオ作りがポイント

会議の効率化を進めるためには、事前準備が必要です。特に必要となるのが下記の点です。

・事前共有と根回しをする

会議前に参加者が情報を理解・共有した上で議論に入ることで、情報共有の時間を削減することができます。 ビジュアルを用いた資料を用いる、ネットツールを使用するなど簡単でわかりやすい方法がベストです。
また、意見が分裂しまとまらない事態を避けるため、事前に根回しをしておきましょう。 常に反論を好む人や、会議の方向性を壊してしまうタイプの人には、事前に話をしておきます。 ここで重要となるのは戦うのではなく、助けてほしいとの姿勢を見せることです。

・議題と時間配分を明確にする

会議は予定通り進むとは限りません。だからこそ、ある程度のシナリオを作り時間配分を把握しておきましょう。
事前に配布する資料にも時間配分やアジェンダを記載しておくと、参加者にも会議参加の自覚を促すことができます。

・携帯電話の使用を禁止する

携帯電話は便利なアイテムですが、会議中に電話が鳴ると部屋を出る人がいます。
結論を出そうとしているタイミングの場合、会議は停滞してしまいます。 緊急連絡以外の携帯電話の使用禁止を徹底することで会議の流れをスムーズにします。

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3. 議事録とは?議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう

1. 議事録の書き方・例文集

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