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会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ

~挨拶・司会進行から議論のコツまで~

3. 下手な会議進行は卒業!会議のマニュアルと進行の例文集

それでは、実際の司会進行時を想定した例文と共に、会議の進め方について見ていきましょう。



【挨拶の方法・フレーズ】始めの挨拶と終わりの挨拶で会議の9割が決まる!?

今から会議が始まることを参加者に伝え、集中を促すことが最初の挨拶の目的です。

Point.1 まずセンターに立ち「本日はご多忙の中、お集まりいただきありがとうございます」と感謝の気持ちを述べましょう。
そして、外部の参加者がいる場合は司会者の自己紹介、会議参加者の紹介も行います。
Point.2 会議の目的、テーマ、結論を出す時間を告げます。ここで時間を区切ることで、参加者も時間を意識して会議に参加することができます。
Point.3 次に前回の会議の内容について軽く振り返っておきます。
前回の会議で出た有意義な意見は再度ピックアップすることで、流れを自然と引き継ぐことができます。
Point.4 「今日の会議の目的は◯◯です。◯時までに~~に関する結論を出したいと思っておりますので、ご協力よろしくお願いいたします」とわかりやすくはっきりと伝えましょう。
Point.5 最初の挨拶は会議の概要を伝えるものです。今回から初めて会議に参加する人がいたとしても、概要を話すことで流れを掴むことができます。
Point.6 「質問・意見がある場合は、挙手をお願いします」など発言方法についても伝えておきましょう。
Point.7 そしてもうひとつ重要となるのが、最後の挨拶です。
ファシリテーターは時間内に有意義な結論を出すだけでなく、参加者たちに「この会議に参加してよかった」と感じてもらう締めくくりをしましょう。
Point.8 基本的に最後は会議の内容を総括し決定事項を述べます。
会議の成果、会議の目的が達成されたことを伝えることで参加者の満足度が上がります。 この部分がないと「今日の会議は何のために行われたのか?」と不安や不満を抱く参加者も現れるため注意が必要です。
Point.9 そして最後に「素晴らしい意見をいただきありがとうございました」「皆様のご協力の元、最善の結論を導き出すことができました」など、シンプルな言葉で感謝の気持ちを述べます。

最初と最後で会議の良し悪しのうち9割が判断されます。奇をてらったあいさつをする必要はありません、しっかりと基礎に沿った挨拶を行いましょう。



会議のマニュアル

Ⅰ 会議の始め方

会議開始を宣言します。
「時間になりましたので、今から会議を始めさせていただきます」
「お集まりいただきありがとうございます。只今から~~に関する会議を始めます。本日司会進行役を務めます、◯◯と申します」

Ⅱ 時間厳守の方法

コミュニケーション会議の場合、連絡・報告が長引くと参加者のモチベーションが下がります。
「お話中申し訳ありません。残りの連絡事項につきましては、メールにて後ほど参加者に配信をお願いします」など他の方法で伝えることを促します。

ブレストの場合は「意見が活発に出ているところ申し訳ありません。 一旦、こちらの議題は終了させていただきます。また後ほどお時間を取らせていただきますのでご了承ください」と、会話を一時保留に導きます。

合意形成を促す意思決定会議の場合、2人が対立し長引くことがあります。
「すみません。少し他の方の意見もお伺いしようと思うのですが、◯◯さんいかがでしょうか?」など自然な流れを作ります。

Ⅲ 議論脱線時の戻し方

「すみませんが、◯◯に関する発言をお願いします」
「申し訳ありません。◯◯に絞ったご意見をいただきたいです」
会議の流れを完全に断ち切ってしまわないよう、柔らかい口調で告げましょう。

Ⅳ 会議の終わり方

会議の終わりには、貴重な時間を割いて会議に参加してもらった事に対する感謝を述べます。
「以上で◯◯に関する会議を終了させていただきます。ありがとうございました」
「大変中身が濃い会議となりました。以上で閉会いたします。また、次回までに各自◯◯をお願いします」

最後に会議終了、そして次回会議までの各自行うべき内容をはっきりと告げます。

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3. 議事録とは?議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう

1. 議事録の書き方・例文集

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