仕事を行う上で、多くの人が欠かせないと感じているものの1つに「会議」があります。
実際にオフィスでは毎日のように会議が行われていることでしょう。
しかし、会議はただ行えばよいというものではありません。
会議本来の目的を見失ってしまうと、無駄な時間コストがかかってしまいます。
より生産的な会議をするためには事前準備と当日の進行の工夫が重要なのです。
ここでは準備と進行の工夫のほか、進行中に使用できるツールをご紹介します。 社員がモチベーション高く参加できる会議の開催方法についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
会議を上手に進めるためには、事前準備と当日進行の2つを上手く組み合わせるスキルが重要です。 この章では「事前準備編」「当日進行編」の2つに分けて、必要な事柄をご紹介します。
会議を成功させるためには、会議の目的を明確にした上で念入りに事前準備をすることが必要です。 次の4つのポイントを参考に、事前準備の流れを掴んでください。
会議に必要な資料やアジェンダは出来れば3日前、最低でも前日までに準備して参加メンバーに共有しておきます。
時間に余裕を持たせることで参加メンバーは資料を読み込むことができ、会議の生産性も上がります。
資料作成にはフォーマットやテンプレートを使うとスムーズです。
また、統一感のある書体・書式にすると読みやすい文書になります。
会議開始からスムーズに議題に入れるよう、ゴールや論点・課題点も事前に共有しておきましょう。 会議開催日まで時間に余裕がある場合は、事前にアンケートを実施するなどの方法も効果的です。
「根回し」と聞くと、あまりよい印象を持たない方もいるかもしれません。
しかし、ここでの「根回し」とはリーダーや中心人物・普段からよく発言する人への事前質問、
今の段階での考えを確認するといった意味と捉えてください。
そうすることで会議中の脱線や、不要な対立を防ぐことができます。
参加者への周知や準備が終われば、最後に会議当日のイメージトレーニングを行います。 この時、ホワイトボードなどの使用備品・機材なども想定しましょう。 普段使い慣れていない機材を使う場合は、事前に練習をしておくと安心です。
それでは、次に当日進行の際に役立つ内容についてご紹介します。
「何か意見はありますか？」と尋ねたとしても、沈黙を破る形で意見を言うのは勇気がいります。
そこで、おすすめの方法はまず進行役が仮の提案、仮の意見を述べることです。
「例えばA案はどうでしょうか？」と話を振ることで、A案に対する意見や別の案がスムーズに出やすくなります。
また事前のアンケートから抜粋し、当事者により深い意見を求める方法もあります。
どちらにせよ、スムーズな意見出しができるよう進行役が1つ目の案の出し方を考えておくとよいでしょう。
ファシリテーションとは、会議やプロジェクトなどの集団活動がスムーズに進むように、
また成果が上がるように支援することです。
アジェンダを作成して周知したつもりでも、当日の会話の流れから別の話題に脱線することは少なくありません。
また、参加者の中に思いつきで話す人がいる場合、本題とはかけ離れた内容の話が盛り上がることもあります。
しかし、そのままにしていては本当に必要な内容について議論する時間がなくなってしまいます。
上手にファシリテーションを行う上で、議長が整然とした態度をとることは大切です。
「その議論につきましては、次回以降に検討しましょう」などと丁寧に告げることで、元の議題に戻りやすくなります。
意見交換が活発に進むと、今度はゴールが見えにくくなるといった問題が発生することがあります。
その場合は誰がどのような意見を述べ、現状はどうなっているのかといった内容を、一旦整理しましょう。
研修や教育の場面でもこれは有効です。
ひと呼吸置くことで、別の方面から見た意見が生まれるなどのメリットも期待できます。
会議を終えた後は議事録の作成が必要です。
何を目的として会議が行われ、どのような意見が出て、結論はどうだったかという内容をしっかり記入しておきましょう。
すべてを文字で残す必要はありません。
ホワイトボードに書いた内容を写真に撮り共有する方法や、WEB会議の場合はチャットログのようなものを残す方法もあります。
より詳しい内容を確認したい場合は、「会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ」お役立ち情報をご覧ください。
あなたは、会議本来の意味を理解した上で会議に参加していますか？
もしもあなたの会社の会議が「決定事項の報告の場になっている」「先輩や上司に言われて出席している」
「発言しているのはいつも同じ人だけ」「報告書を読み上げ、意見を求めても発言者はゼロ」といった状態であれば、
それは無駄な会議といわざるを得ません。
まずは無駄がなく、会社に利益をもたらす会議を行う上で知っておきたい2つのポイントについてご説明します。
単に作成した資料を読み上げて現状を報告するだけの会議であれば、わざわざ社員の時間を割いて行う必要はありません。
それぞれ各自が資料に目を通せばよいだけだからです。
全員が集まり会議を開催する意味とは、その場で意見を出し合って意思決定をすることにあるといえます。
会議に参加する以上、誰もが意見を言わなければなりません。
”意見をしない”＝”参加していない”＝”いてもいなくても同じ”です。
だからといって、部長が部下たちに「意見を言え」「会議に参加しろ」と言うだけでは、
問題を解決することはできません。
まず会議の本来の意味や目的は、建設的な意思決定をするために参加者全員が意見を言う必要があること、
また意見を言える場を設けることであると覚えておいてください。
それでは、具体的にどのような会議がよいとされているのか、具体例を挙げて見ていきましょう。
アジェンダとは、議題やテーマを意味する用語です。
参加者には事前にアジェンダや進め方を知らせておきましょう。
そうすることで参加者側へ議題に沿った質問や発言内容を考える時間の余裕が生まれます。
またゴールを明確に設定し、共有しておくことも重要です。
ただ意見を出し合うのではなく、ゴールを意識することでスムーズな議論が期待できます。
本来、会議とは社長や議長・正社員・派遣社員・アルバイト・パートなどを問わず、会議に参加している以上は それぞれの立場から意見を述べる場です。仮に「マーケティング」が議題に上がっていたとしても、 立場が変われば発言内容も大きく異なります。 強制的にではなく、自然と全員が発言できる雰囲気のある会議は良い会議といえるでしょう。
開始時間には全員が集まっている会議、また会議中に電話や呼び出し等で中座する人がいない会議は、 参加者のモチベーションも上がりやすく良い会議といえます。 また、同時に会議の終了予定時間を厳守することも重要です。メリハリのある会議は、仕事全体に好影響を及ぼします。
議長以外の参加者はパソコンを持ち込まず、議題にのみ集中する環境が整っている会議は意見交換の効率が高まる良い会議です。
日本の大手企業の中には、会議室からパソコンと椅子を排除したことで会議への集中力が高まり、
時間効率がアップしたという例もあります。
また、集中することで発言の質も上がり、無駄な時間が減るなどのメリットも期待できます。
次に、悪い会議の具体的な例を見ていきましょう。あなたの会社の会議との共通点があれば、それはすぐに改善するべきです。
特に毎月開催されている定例会議などの場合、
目的や方向性を見失ったまま「ただなんとなく」「毎月の恒例だから」という理由で会議を行うことも少なくありません。
その場合、参加者のモチベーションも低くなり、参加人数の減少や遅刻・中座などが繰り返されてしまうでしょう。
それでは良い会議とは言えません。
また、目的や方向性が定まっていない状態で会議を始めてしまうと、意見がまとまらずに
時間だけが無駄に過ぎてしまうデメリットも発生します。
「いつも同じ人物だけが発言する」「平社員や新入社員、パートやアルバイトの意見は聞く耳を持たない」 「事前に根回しがあり、反対意見は発言できない」といった、新しい意見が出にくい雰囲気のある会議もNGです。 自由に発言できる、または全員に意見を求める雰囲気がなければ、ただの報告会となってしまうでしょう。
社長や上司など、最終的な意思決定者が参加する会議に多く見られる光景です。
それまで活発に議論が進んでいたとしても「それは無理だ」「A案ではなくB案でいく」など、
議論の流れを断ち切る結論ばかりが出るような会議では他の参加者のモチベーションが上がるはずはありません。
「何を言っても無駄」と思い、会議への参加意欲も失われてしまいます。
また、意思決定者が本題から脱線する発言をしたとしても、他の人には止めることができないため、
時間管理の面からも悪い会議といえるでしょう。
最初に1時間と予定していたにも関わらず、時間を過ぎても終わる気配がない。 ただ報告書をダラダラと読み上げ時間だけが過ぎていく。こういった会議も悪い会議の見本です。 会議中も人件費は発生しています。仮に議題が盛り上がっている最中だとしても、時間が来たら一旦区切ることが重要です。
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