総合受付:03-4577-9270

会議のアジェンダ・レジュメ・議題の違いと意味とは?

【例文・テンプレート付き】

[イメージ]

「アジェンダ」「レジュメ」「議題」などよく聞く言葉ことばで何気なく使っていますが、 それらの内容の違いを聞かれると正確に答えられないことがありがちです。

企業において上司からアジェンダ作成してと頼まれたものの、 会議に役立つために、どのように作ったらよいかけど分わからずに困っている人もいるのではないでしょうか。

アジェンダの進行表に則って会議を円滑に進め管理することができれば、 生産性のある議論が交わされ会議が効率的に行われます。
ぜひ正しい書き方を身に付つけましょう。

1. アジェンダとは?議案・議事との違いと意味

「アジェンダ」「レジュメ」「議題」は意味と使い方・機能に違いがあります。
組織において、効果的に会議を進めていくために、 また会議に参加した時間を有効活用するためにも、まずそれぞれの用語の違いと意味を正しく把握しましょう。

アジェンダとは、予定している会議内容のまとめ。議題と目的、流れの把握が主目的

「アジェンダ」とは英語で「予定表」という意味であり、行動計画やスケジュール帳のことを指しますが、 会議の場合のアジェンダは会議を円滑に行うために、予定している内容のまとめを事前に提示することが主流になっています。

アジェンダを作成して会議の参会者に事前通知する目的は、 効率的に会議を進めるためであり、議題に対する準備を促して会議を効率化する意図があります。

アジェンダの担当者は会議の内容に修正が発生した場合や、 遅延時の対応などの連絡全般も担うことになりますので遅滞なく周知するようにしましょう。

アジェンダの内容としては、議題に対してより明確さ(背景や決め方など)が求められると同時に、 情報共有(配布資料など)も過不足のないものを提供することがベストといえます。

アジェンダ・議案・議題・議事の違いと意味

アジェンダ・議案・議題・議事は似ていますが、間違えると恥をかいてしまうこともあるため ちゃんと使い分けること事が重要です。以下はそれぞれの違いです。

アジェンダ 日本語で計画・予定表・議事日程・協議内容など。
具体的な内容はまだ決まっていないので、みんなで考えましょうというニュアンス。
議案 会議における審議・決定すべき具体的な提案。
例:「チームリーダーの選任について」
議題 会議で討議すべき具体的な題目。
例:「○○月中に年間売上目標の○○パーセントを達成するには」
議事 会議にて審議すること自体や審議すべき事柄のこと。

2. 会議を管理するための、アジェンダの書き方とサンプル

アジェンダ・議案・議題・議事の違いと意味が理解できたところで、 次のステップとしてアジェンダの正しい書き方とその重要性についても学んでいきましょう。

アジェンダの書き方、ポイントは必須項目を抑えること

アジェンダの必須項目として、

まず日時・場所・参加者(担当)・議題の順序(時間配分)・配布資料の5つを明確にし、アナウンスすることが大切です。

これらの項目を載せる理由として日時・場所を・参加者(担当)を正確に伝えることは基本ですが、 議題の順序(時間配分)・配布資料などを提示することで、事前に内容を確認してもらう目的もあります。
また、議題を詰め込み過ぎては時間に追われ中身のない会議になる恐れがあります。 無駄のない会議を行うために、余裕を持もって検討できるように、議題を取捨選択することも大切です。

さらにアジェンダは会議が開催される前に余裕を持もって参加者全員に配布しましょう。 事前に役割分担や議題の確認をしてもらい、当日必要な持参資料の準備の時間も考慮してアナウンスすることが重要です。
アジェンダを事前に配布することにより、参加者全員が事前に準備をして会議に臨め、 円滑に会議を進めることが可能になります。このような目的からも、アジェンダを作る重要性が理解いただけるでしょう。

もしも会議の内容の修正・変更時や遅延が発生した場合は、アジェンダの担当者が速やかに参加者全員に周知徹底する必要があります。

アジェンダのテンプレート(エクセル・ワード・パワーポイント)

アジェンダの作成の方法はさまざまあり、自らのオリジナルを作成するのもよいでしょう。 テンプレートを使用して作成すればより効率的にアジェンダを作成することができます。
ここでは日本語版と英語版のテンプレートをご用意しました。 ぜひ活用してみてください。

【日本語】アジェンダテンプレート(.xlsx)
【日本語】アジェンダテンプレート(.docx)
【日本語】アジェンダテンプレート(.pptx)
【英語】アジェンダテンプレート(.xlsx)
【英語】アジェンダテンプレート(.docx)
【英語】アジェンダテンプレート(.pptx)


会議通知、会議召集のメール例(日本語文)

--------------------------------------------------------------------------
営業チーム各位

以下のスケジュールで会議を開催したいと思います。
営業チームスタッフ全員の出席が必須です。
都合により出席できない場合は、次の水曜日までにその旨をご連絡ください。

日時
3月10日 16:00〜17:00
会議室:第一会議室

議題
  1.予算削減について
  2.各部門からの売上高レポート
  3.新しい人材計画と雇用
  4.新しい割り当て
--------------------------------------------------------------------------

次ページ

- 1/2 -

3. 議事録とは?議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう

お役立ち情報 一覧

おすすめの貸し会議室、レンタルスペース、イベントホール