もし本社が使えなくなったら？企業が今から考えるべきBCP対策と代替拠点の重要性

自然災害、感染症、テロ、サイバー攻撃など、企業活動を止めるリスクは常に存在しています。

特に日本では、近い将来発生する可能性が指摘されている首都直下地震をはじめ、大規模災害への備えが企業に求められています。

多くの企業で、防災用品の準備や安否確認システムの導入など、従業員の安全確保に向けた取り組みが進められている一方で、「もし本社ビルが利用できなくなった場合、事業を継続できる体制が整っているか」という点まで準備できている企業は、多くありません。

また、リスクは本社だけで発生するものではありません。地方拠点や営業所、プロジェクト拠点など、企業活動を支えるあらゆる場所が災害やトラブルの影響を受ける可能性があります。

もし明日、自社の主要拠点が利用できなくなった場合でも、業務を継続できる環境は整っていますか？

本記事では、企業が取り組むべきBCP対策として、「拠点分散」という考え方と、TKPが提供できる事業継続支援についてご紹介します。

BCPとは、緊急事態を想定し、事業の継続や早期復旧のために必要な方法や手段など対応策をまとめておく計画のことです。
災害やトラブルによって企業活動が止まるリスクに備えるため、BCPの策定は近年ますます重要になっています。
BCPで大切なのは、被害をゼロにすることではありません。万が一被害を受けても、事業を止めずに続けられる体制を整えることです。

そのため、BCPでは従業員の安全確保に加え、「どこで」「どのように」事業を継続するかという視点も欠かせません。災害発生後も必要な業務を継続できる環境を、あらかじめ整えておくことが重要です。
例えば、本社機能が停止してしまった場合には以下のような影響が考えられます。

• 意思決定や指揮命令系統の混乱
• 顧客対応の停止
• 人事、給与など重要業務の停滞
• 契約書や重要データへのアクセス制限
• 取引先との連絡手段の断絶

このような事態に備えるためには、万が一の際に利用できる代替拠点や、業務を継続するための環境を平常時から確保・整備しておくことが重要です。

災害時の事業継続を考える上で、重要なのは「一つの拠点に依存しない体制づくり」です。
BCPにおける拠点対策には、大きく2つの考え方があります。

1つは、平常時から複数の拠点を活用し、災害が発生しても事業を止めないための体制を構築する「事前準備型」。
もう1つは、災害発生後本社や主要拠点が利用できなくなった際に、一時的な業務場所を確保し、早期復旧を目指す「復旧対応型」です。

まずは、事業を止めないための「事前準備型」の考え方から見ていきましょう。

事前準備型：本社機能分散・地方型サテライトオフィスでリスク分散

事前準備型とは、災害が発生してから対応するのではなく、平常時から重要な業務を複数の拠点へ分散し、事業を継続できる体制を構築しておく考え方です。

本社にすべての機能を集約している場合、本社が被災すると企業活動全体が停止するリスクがあります。
そのため、あらかじめ拠点を分散しておくことで、一つの拠点が利用できなくなっても、別の拠点で中核業務を継続できる可能性が高まります。

特に近年では、BCP対策としてのみならず、オフィス賃料の上昇、人材確保、働き方の多様化などを背景に、地方拠点やサテライトオフィスを活用する企業も増えています。
政府も地方拠点強化税制などを通じて、地方への機能移転や拠点整備を後押ししています。

事前準備型には、大きく2つのやり方があります。

復旧対応型：発生後の代替拠点として活用する

事前準備型の対策を講じていたとしても、すべての業務をあらかじめ別拠点へ分散できる企業ばかりではありません。
また、想定を超える災害や設備トラブルなどにより、本社や主要拠点が一時的に利用できなくなるケースも考えられます。
そのような場合に重要になるのが、事業を早期に再開するための「復旧対応型」の拠点確保です。

復旧対応型では、本社機能を恒久的に移転するのではなく、被災した拠点が復旧するまでの間、一時的に業務を継続するための場所を確保することが目的となります。
災害発生後に新たなオフィスを探し、契約や設備の準備を進めることは容易ではありません。
業務再開までに時間がかかれば、その分だけ顧客対応や社内業務の停滞につながる可能性があります。

そこで有効なのが、必要な期間だけ利用できるレンタルオフィスや、長期利用にも対応した貸しスペースです。
レンタルオフィスや貸しスペースであれば、

• 初期投資を抑えて利用できる
• 契約の縛りがないため、復旧まで必要な期間だけ確保できる
• デスクや通信環境など業務に必要な設備があらかじめ整っている

といったメリットがあります。
さらに、貸会議室と組み合わせることで、 緊急対策会議や取引先との打ち合わせ 、社員向け説明会 、復旧プロジェクトの推進 など、事業再開に必要なコミュニケーションの場としても活用できます。

平常時から代替拠点として利用できる施設を選定しておくことは、BCP対策の一環として有効です。貸会議室やレンタルオフィスを全国で展開するサービスをあらかじめ把握しておけば、災害発生時にも迅速な拠点確保と事業再開につなげることができます。

BCP対策では、「事前に備えること」と「災害発生後に迅速に対応すること」の両方が重要です。

TKPでは、全国に展開する貸会議室やレンタルオフィス、長期利用可能な貸しスペースを活用し、それぞれのBCP対策に応じた拠点づくりをサポートしています。
事前準備型のBCP対策に 平常時から利用する地方支社やサテライトオフィス、プロジェクトオフィスとして、レンタルオフィスや長期利用可能な貸しスペースをご利用いただけます。

本社機能の一部を分散したり、地方拠点を災害時のバックアップ拠点として活用したりするなど、事業継続を見据えた拠点整備にも活用可能です。
復旧対応型のBCP対策に 万が一、本社や主要拠点が利用できなくなった場合には、一時的な代替オフィスや復旧プロジェクトの拠点としても活用できます。

レンタルオフィスに加え、貸会議室を組み合わせることで、緊急対策会議や社員説明会、取引先との打ち合わせなど、復旧に必要なさまざまなシーンに対応できます。

BCP対策におすすめの施設はこちら

TKPでは、全国に展開する貸会議室・レンタルオフィス・長期利用可能な貸しスペースを通じて、少人数向けの個室から大規模オフィスまで、企業のBCP対策に合わせた拠点をご提案しています。

BCP対策は、防災用品を準備するだけでは完結するものではありません。
本当に重要なのは、災害発生時でも社員を守り、企業活動を継続できる仕組みを整えておくことです。

そのためには、平常時から本社機能分散や地方型サテライトオフィスを活用し、事業を止めないための体制を構築する「事前準備型」の対策と、災害発生時にレンタルオフィスや貸会議室を活用して迅速に業務を再開する「復旧対応型」の対策を組み合わせることが重要です。

TKPでは、地方型サテライトオフィスや長期利用可能な貸しスペース、レンタルオフィス、貸会議室まで、企業のBCP対策に応じた多様な拠点をご用意しています。

事業継続のための備えは、災害が起きてからではなく、平常時からの準備が重要です。
自社のBCP対策を見直す際には、「どこで事業を継続するか」という視点も含めた拠点戦略を検討してみてはいかがでしょうか。
緊急時にも事業を止めないための備えを、平常時から始めましょう。

BCP対策に適した拠点をお探しなら
企業規模や利用目的に応じた最適なプランをご案内しますので、お気軽にご相談ください。