会議やイベントで偉い人を招待する際に、幹事が気を付けるべきことランキング 偉い人を招待するイベントの幹事を任された場合、気を付けるべきこととは？

具体的にどのような配慮が必要か分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、役員や重役などの偉い人やVIPゲストを招待するイベントの幹事として、準備すべきことや用意しておくとよいもの、気をつけておきたい注意点などについて紹介します。
偉い人やVIPゲストの方に気持ち良く参加していただけるよう、準備万端の状態で当日を迎えましょう。

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偉い人やVIPゲストをお招きする機会というのはそう多くありませんから、人一倍気を遣う必要があるとわかっていても、実際どのような配慮が必要か分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこでここからは、偉い人やVIPゲストをお招きするイベントの幹事として、準備すべきことや用意しておくとよいもの、気をつけておきたい注意点などについて紹介します。

1位 お出迎え・お見送り の段取り

重要なビジネス関連のイベントや格式の高いイベントに偉い人をお招きする場合、お出迎えやお見送りをおこなうのが一般的です。
偉い人が複数人お見えになる場合は、到着時の混雑や混乱を避けるためにも、それぞれの車の停車スペースを確保しておきましょう。
また、お帰りの際はタクシーを利用されることもあるため、あらかじめ後払いができるタクシーチケットを用意しておくと料金の精算がスムーズです。

幹事をはじめ参加メンバーはお見えになる偉い人の名前と顔を事前に把握し、なるべく全員でお出迎え・お見送りできるよう心がけましょう。

2位 お出迎えしてからのご案内

偉い人のお出迎えやご案内の際は、業務連絡用のインカムがあると便利です。
到着などの様子をリアルタイムで共有できるため、場面に応じた適切な対応が可能になります。

また、駐車場から控え室、控え室から会場までなどの移動経路は、来場者から見えない動線を確保しましょう。
VIP控室だとバレないようお部屋の案内看板名も控室①と工夫しておくなど、 セキュリティやプライバシーに可能な限り配慮するのがベストです。

ご登壇いただく予定などがある場合は、お部屋に身だしなみを整えるための姿見を設置しておく、喉が渇いた場合に備えて水差しなどを用意しておくといった配慮も忘れないようにしましょう。

3位 偉い人のスケジュール

偉い人は基本的に多くの仕事や責任を抱えているため、多忙である場合がほとんどです。
偉い人の次のスケジュールを事前に把握し、万が一会議やイベントが遅延した場合には、必要に応じて途中退席などの対処ができるよう準備しておきましょう。

また、偉い人のスケジュールだけでなく、イベント自体のスケジュール管理も重要です。
予定通りに進行できるよう事前にリハーサルなどを徹底し、当日も逐一プログラムの時間配分や進捗状況を確認しましょう。

4位 偉い人の序列

偉い人が複数人出席する場合、その参加者内の序列や上下関係にも注意が必要です。
座席の位置や入場順などで序列が逆転してしまうと、不快な思いや気まずい思いをさせてしまう可能性があります。

事前に参加者同士の序列・上下関係や業界内のルールについて情報収集し、配慮につとめましょう。

5位 ケータリングに含まれるアレルギー

ケータリングなどで食事を提供する予定がある場合は、食物アレルギーにも配慮が必要です。
事前に偉い人の食べ物のアレルギーを確認し、原因食物の除去やメニューの変更などの対応が可能かどうかケータリング会社に確認しましょう。

高級弁当を1個からなど、少ない数量で手配可能かどうか、あらかじめ業者に相談しておきましょう。

服装・振る舞い

偉い人やVIPゲストが参加し、多くの人が集まるイベントではテロへの警戒も強化されます。

夏なのにセーターを着ているなど季節に合わない服装をしていると、服の下に武器や爆弾を隠していると誤解させる恐れがあるため注意が必要です。同様に、ポケットに物を詰めこみすぎたり、不用意に手を突っ込んだりすると、武器を隠している、または取り出そうとしているように見える恐れがあります。

偉い人との距離感・立ち位置

政治家や外国の要人などSPが付くような偉い人の場合は、セキュリティの観点から物理的な距離にも配慮が必要です。
スタッフや警備員が周囲の状況を監視でき、万が一攻撃があった場合は要人を守れるような立ち位置に調整しましょう。
また、幹事や運営側もいらぬ誤解を招かぬよう、必要以上に近づかないなど適切な距離感を持って接する必要があります。

偉い人やVIPゲストをお招きするイベントで事前に確認しておくべきことや準備、当日の注意点は以下のとおりです。

• なるべく全員でお出迎え・お見送りするよう心がける
• 移動経路は来場者から見えない動線を確保する
• 偉い人の次のスケジュールやアレルギーを事前に確認しておく
• 偉い人が複数人参加される場合は、偉い人同士の序列も把握しておく
• 当日は誤解を招くような 不審な服装・振る舞いを避ける
• 政治家や外国の要人などSPが付くような偉い人の場合は、距離感や立ち位置にも配慮する

偉い人やVIPゲストをお招きするイベントの幹事となると、どうしても緊張や不安があるかもしれません。

しかし、そのぶん偉い人の影響力は大きいため、満足していただければ、今後ビジネスの拡大や自身の昇進につながる可能性も十分にあります。

機嫌を損ねたらどうしようと怯えるより、組織やあなた自身の評価を上げるチャンスと捉え、快適にお過ごしいただけるよう準備から当日まで全力を尽くしましょう。

ここからは、役員や重役、VIPゲストなどがお見えになるイベントにおすすめのTKP会場を紹介します。
どの施設も控室や会場まで来場者に見られずに移動できる動線となっているため、偉い人をお招きするのにぴったりです。