2017年8月4日

レンタル会議室を利用する前に知っておきたい注意点

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会議

外部から人を招いて行う会議や、参加人数が多く自社の会議室に入りきらない場合、また、会議用に部屋の設備が整っていない場合「レンタル会議室」を借りることがあるのではないでしょうか。

1.利用者の注意

2.申し込み方法・利用料・キャンセルの注意

3.利用時間の注意

椅子や机、マイクやプロジェクターといったレンタル物品は、ほとんどの場合、レンタル会議室を提供する会社がセッティングしてくれますが、提供会社によって会議室利用に関する注意事項が存在します。

今回は、レンタル会議室を利用する前に知っておきたい、見落としがちな注意点をまとめて紹介したいと思います。

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1.利用者の注意

通常のレンタル会議室の利用者は個人・法人どちらでも利用することが可能ですが、レンタル会社の一部では「企業・団体のみに利用を限定」する所もあります。事前に利用者の登録をしなければいけない場合もあり、当日会議の参加者が増えたとき、追加の利用料を支払うと申し出ても、入室を断るレンタル会議室もあるので事前に確認しておくのが良いでしょう。レンタル会議室を利用する方々のほとんどは法人なので、利用者限定に関する心配はないですが、途中参加に関しては注意が必要です。

2.申し込み方法・利用料・キャンセルの注意

電話か窓口での申し込みもできますが、インターネットが普及した今、レンタル会議室は「ネット予約」も可能です。部屋を借りる日時と、レンタルする物品を入力して送信するだけで簡単に予約できます。ただし、事前予約は必須で、申し込み後即日利用できないところも多くあります。利用料金は申し込み後、当日～１週間以内の支払いとなり、「予約した時点で利用料が発生する」ということを前提にしている所も多いため、都合が付かずキャンセルを申し出た場合や、期日までに利用料金の支払いを行わなかった場合にも、料金を支払わなければいけない可能性があるので注意しましょう。

3.利用時間の注意

会議室をレンタルする際に一番勘違いしやすいのが「利用時間」について。「会議をしている時間」のことを利用時間だと思いがちですが、「会議の準備・会議・片付けの時間を含めた全て」を利用時間と定義しているところもあるので確認が必要です。各レンタル会議室の利用規約について見てみると、2.と3.に関しては多くのレンタル会社が同様の内容になっています。全てがこのような規約ではありませんが、注意するに越した事はありません。レンタル会議室を借りる際の参考にしてみてください。

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