2017年4月7日

会議に遅刻が多い人への対処法

会議

テクニック

日程や時間が決められているのにも関わらず、会議に遅刻してしまう人はいませんか？

会議を進行する司会者に権限を持たせる

事前に会議に遅刻した場合の罰を決めておく

会議の日程を無理なく設定する

会議よりも重要度の高い仕事が入った場合や、病気や事故、天候不良による交通機関の麻痺などによって「やむをえず」遅刻や欠席をする場合はしょうがないですが、自分のミスによって遅刻することに関しては弁解の余地はありません。

ただし、この遅刻をしたのが上司・上役であれば部下は何も言えず、なし崩しに許されてしまう場合も多くあります。このような状況が続くと、参加者のモチベーションは低下し、案を出すといった実のある会議はできなくなり、会議に影響を及ぼします。

また、遅刻をすると会議の流れを把握できないので、遅刻者に対し内容を伝えなければならなかったり、場の雰囲気を壊したりしてしまいます。決まりごとへの遅刻は「百害あって一利なし」なのです。
今回は、そんな遅刻者に対しての「効果的な方法」をご紹介します。

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会議を進行する司会者に権限を持たせる

会議を仕切って進行する「司会者」を参加者の中から決め、その人に会議中の一切を一任します。定例会議などであれば司会役をローテーションで決め、参加者全員に経験を積ませてみるのも面白いでしょう。この際に、上司・上役などの壁は一切取り払ってしまうことが大切です。ただし、あくまでも会議の進行上の権限なので「偉くなった」と勘違いしないように。

事前に会議に遅刻した場合の罰を決めておく

一番効果的なのは、会議が始まってからの入出を禁止にしてしまうことです。しかし、次の会議に出席しても困らないように、必ず会議の議事録を後から閲覧できるよう体制は整えておきましょう。“入出を禁じる”まではしたくない場合は「飲み物を買ってくる」など、何らかの罰を決めておき遅刻するとペナルティを受けることを覚えてもらいます。

会議の日程を無理なく設定する

自社で行うなら会議自体の日程を夕方などに指定せず、11時など午前中の早い時間に開きます。その時間帯はちょうどお昼前で集中力も上がりますし、外出もそう多くはないでしょう。日程自体を無理のないものに設定すれば、大幅に遅刻者が減る可能性があります。上記の方法はお金や設備を増やす必要もなく、実行しやすいでしょう。しかし、一番大事なのは会議の雰囲気作りや、参加者の意識を高め積極的に会議に参加してもらうことです。遅刻者が多いようなら、上記の方法を実践した上で会議の内容自体も見直し「参加したい」「会議が楽しい」と思える会議にすることが必要です。

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