会議を上手に進めるポイント 貸し会議室を利用する際に注意したいポイント

注意事項は事前に確認しておきましょう

貸会議室とはその名が示す通り、会議やセミナーを実施する場所、というイメージを抱く人は少なくないでしょう。
実際、そうしたディスカッションの場として利用するケースが多いのも事実ですが、他にも、展示会やカルチャースクールといった幅広い用途にも利用することができます。

そんな貸会議室ですが、運営会社によって禁止とされている事項もいくつか存在します。
まれに、「あの会社で借りた時は大丈夫だったのに、今回借りたところはダメだった」というケースが出てきたり、禁止されている行為を行った場合、違約金の発生や、退室を要求されるケースもあるので、利用する目的や用途がそれに抵触していないかどうかを念のため事前に把握しておきましょう。
また、万が一怪我や損害を負った場合も、誤った使用方法での事故については賠償や補償の対象にならないことがありますので、注意が必要です。

代表的な注意事項とは？

貸会議室での注意事項ですが、ほとんどの場合は、一般的なマナーを守った使用であれば特に抵触することはありません。
例えば、楽器などを持ち込んで大音量で演奏をしたり、定員の決まっている部屋にそれ以上の人数を収容したり、ということは、近隣住民への配慮や防災上の規定により基本的には禁止されています。
以下に、一般的な貸会議室の注意事項について、いくつか例を挙げてみます。

・周りの迷惑となるような大きな音、声を出す行為
・危険物、腐敗物の持ち込み
・喫煙所以外での喫煙
・申込み時の定員以上での利用
・第三者への転貸

代表的な注意事項はこういったものですが、ご覧頂いてわかる通り、特殊な規定があるわけではないので、過剰な心配はいりません。
ただ、室内での飲食が禁止されているケースがあるなど、運営会社によっては他にも独自の規定が存在する場合があるので、気になることは予約をする際に確認しておきましょう。また、反社会的な団体に所属していたり、宗教団体の集会目的で使用するのは禁じられているケースもあります。

予約をキャンセルしたいときは

貸会議室を使用する際には、電話、もしくはウェブサイトから予約を取る必要があります。

予約した日時にそのまま利用できれば良いのですが、時には、他の用事が入ってしまい利用できなくなってしまうこともあるでしょう。そうした場合は、早めのキャンセル連絡がお勧めです。

キャンセルする時期によっては、キャンセル料が発生する場合もありますし、キャンセル料がいくらになるのかも、各会社の規定によって違いがあります。例えば、予約日の1か月以上前など、早い段階でキャンセルすれば、無料もしくは安いキャンセル料で済む場合が多いので、利用を中止する場合はできるだけ早く連絡した方が良いでしょう。