主催者のためのイベント成功ガイド！第4回：イベント会社の提案を最大限に活かす！打ち合わせと依頼のコツ

提案の前段階、与件については前回の記事も一緒にチェックしてください！

適切なイベント会社を選ぶことは、イベント成功の基盤を作るうえで重要なステップです。あらかじめ選定基準を明確にしておくことで、ニーズに合った会社を見つけやすくなります。

• 実績と信頼性
  
まず確認すべきは、そのイベント会社の過去の実績です。同様の規模・目的・業種のイベントを成功させた経験があるかどうかをチェックすることが重要です。
また、信頼性の高い会社を選ぶために、クライアントの評判や口コミ評価も有用な参考材料になります。


• 対応力と柔軟性
  
イベントの準備・運営には突発的なトラブルや変更がつきものです。 そのため、イベントの規模や内容に応じて、柔軟かつ迅速に対応できる会社を選ぶことが重要です。特に、緊急時の対応フローや窓口の明確さなど、実務レベルでの「動きやすさ」に注目しましょう。


• コストパフォーマンス
  
提案内容が予算内で収まるかどうかを確認します。ただし、コストだけでなく、提供されるサービスの質やサポート体制、付加価値なども重視しましょう。コストパフォーマンスの高い会社を選ぶことがポイントです。

イベント会社に提案を依頼する際には、提案依頼書（RFP: Request for Proposal）を作成します。RFPは、イベントの詳細な要件を明確に伝えるための重要なドキュメントです。

• RFPの基本構成
  
まず、以下のような基本構成を明記します。
• イベントの目的や概要
• 開催日時・場所
• 予算
• 参加者規模
また、期待する成果やイベント会社に求めるサービス内容を具体的に記載することが重要です。


• 具体的な要件の提示
  
RFPにはイベントの具体的な要件を詳細に記載します。
例えば、必要な設備やサービス、参加者の人数、プログラムの内容などを明確に伝えます。これにより、イベント会社が正確な提案を行いやすくなります。


• 評価基準の設定
  
提案を公平に評価するために、評価基準をあらかじめ設定します。例えば、コスト、実績、対応力、提案の独自性など、評価ポイントを事前に定めておくことで、比較や意思決定がスムーズになります。

イベント会社から提案を受け取ったら、その内容を評価し、最適な会社を選定します。
ここでは評価プロセスをスムーズに進めるためのポイントを紹介します。

• 比較評価の実施
  
複数の提案を比較し、それぞれのメリットとデメリットを評価します。
特に重要なのは、提案内容がどれだけイベントの目的に合致しているかを確認することです。


• プレゼンテーションの実施
  
提案内容について、イベント会社にプレゼンテーションを行ってもらうことも有効です。
書面だけでは伝わりづらい部分もプレゼンテーションを通じて、提案の具体性や実行力を直接確認することができます。


• 質疑応答の実施
  
提案内容についての疑問点や不明点を解消するために、質疑応答の時間を設けます。具体的な質問を通じて、提案の詳細や実現可能性を確認しましょう。

イベント会社を選定した後は、提案内容や見積に基づいて、社内説明および決裁を得ることが必要です。社内の理解と支持を得るためのポイントを紹介します。

• 詳細な説明資料の作成
  
提案内容や見積に関する詳細な資料を作成し、社内の関係者へ共有・説明を行います。
資料には、提案の目的・提案内容の概要・期待される成果・費用対効果などを具体的に記載します。 資料は、経営層・部門長・関係部署など各立場に配慮した構成にすると、より理解が得られやすくなります。


• コストと利益の明確化
  
イベントのコストと期待される利益を明確にし、投資対効果を説明します。
例えば、イベントを通じて得られる新規顧客の獲得やブランド認知度の向上、社内連携強化など、具体的なメリットを示すことで納得感のある提案となります。


• 関係者の意見の収集
  
社内の関係者からの意見やフィードバック、懸念点を収集し、必要に応じて提案内容を調整します。関係者の理解と支持を得るために、透明性のあるコミュニケーションを心掛けましょう。


• 決裁プロセスのスムーズな進行
  
決裁プロセスをスムーズに進めるために、必要な手続き・承認フローを事前に把握し、準備を整えておくことが重要です。
例えば、必要な書類の整理、承認者や決裁権限の確認、提出タイミングや社内会議のスケジュール把握などはあらかじめ行っておくと安心です。

明確なコミュニケーション

イベント会社とのコミュニケーションを密に行い、要件や希望を具体的に伝えましょう。
定期的なミーティングを通じて、進捗状況や課題を共有しましょう。信頼関係を築くことで、トラブル発生時も柔軟に対応できるようになります。

柔軟な対応力

提案過程で予測できない事態が発生することもあります。状況に応じて計画を見直す柔軟性が重要です。
イベント会社との協議を重ね、最適な解決策を検討・調整していく姿勢が求められます。

フィードバックの提供

提案内容について具体的なフィードバックを伝え、改善点や追加要件を伝えることが重要です。これにより、イベント会社は方向性を正確に把握でき、より精度の高い提案にブラッシュアップできます。

社内説明と決裁の重視

提案内容を社内でしっかりと説明し、決裁取得の準備を並行して進めることも成功の鍵です。
詳細な資料を用意し、コスト対効果を明確に説明することで、関係者の理解と支持を得ましょう。関係者の意見を取り入れつつ、透明性のあるコミュニケーションを心掛けることで、理解と支持を得やすくなり決裁プロセスも円滑に進行します。

TKPでは、イベントの企画・制作において豊富な経験と実績を誇るプロフェッショナルなサービスを提供しています。お客様のニーズに合わせたオーダーメイドプランで、あらゆるイベントを成功に導きます。

イベント会社からの提案過程をしっかりと理解し、次回のイベントがより効果的で魅力的なものとなることを願っています。
次回は、「イベントの制作過程」について詳しく解説します。お楽しみに！