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議事録とは?
議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう

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議事録にはさまざまな種類や書式があり、ビジネスシーンでは契約などの重要な役割を果たす書類になることもあります。 また、スキルを身に付け、仕事に活かすことでキャリアアップにもつながります。

議事録本来の意味や目的が分かると効率化でき、議事録作成が早くなると同時に、全体に周知することで業務が円滑に進むようにもなるでしょう。

会議に参加した人にも、また参加できなかった人にも、会議の内容が的確に伝わる議事録を作るために、議事録のポイントを押さえていきましょう。

1. 議事録とは?

議事録にはさまざまな種類があり、主には社内会議などの備忘録または記録を残す役割があります。
また、コンサルティング会社などにおいては単なる報告書というよりも、クライアントに対する納品物という意味で重要な役割を果たす場合もあります。

議事録の大切な役割について順を追って見ていきましょう。

議事録の意味・理由は「決定事項、経緯の共有」と「備忘録」

通常の社内会議やクライアントとの会議における議事録は、 会議にて議論された内容や取り決められたことなどを記録し、会議の参会者や関係者などと共有することを目的としています。 また、決定事項やどの業務を変更・改善すべきかなどを明確にすることで、情報共有した全員が把握しやすく日々の業務に活かしやすくすることができます。

一方、アジェンダとは会議やミーティングでの議論項目やスケジュールなどを意味します。 会議名・開催日時・議題・目的など記した案内状を兼ねる場合もあり、また会議の前の準備用記録としてとして利用されます。

議事録の作成はその時点の決定事項や次のアクションに対するコンセンサスを取る効果があるため、 結果的にそれ以降の会議の質を上げ、効率化が図られることになります。

取締役会議事録とは会社法第101条第3項及び第4項に定められている事項を記録した書面又は電磁的記録

委員会などの議事録の他にも、特に重要な書類として扱われるケースとして取締役会議事録があります。

取締役会議事録には取締役会開催における議事の経過と結果・決議事項について、特別利害関係を有する取締役の氏名や意見・発言内容の概要などの記載が必要です。

会社法第101条第3項及び第4項には、
「取締役会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない」という規定があります。

取締役会の議事録などは、一定期間オフィス内に保存し、必要に応じて取締役・監査役・株主または債権者などに閲覧・謄写されることにより以下が可能となります。

・取締役相互または監査役や株主による取締役の業務の監督の実効性を高める
・会社債権者による役員などの責任を追及する

以上のことから、取締役会議事録を作成する意義が重要であることが分かります。

創立総会議事録とは法人設立時(会社登記の申請)に必須の添付書類

そのほかにも議事録が重要な書類として扱われるケースとして、創立総会議事録があります。
法人設立における会社登記の申請に印鑑を押印した資料のほかに、議事録を添付して提出しなければなりません。

株式会社は発起人会や創立総会などにおいて議事録が必要となります。 この議事録には会社設立時の役員の選任方法などに関する事項が記載されることになります。

法人設立時の議事録は主に会社登記時の添付資料として提出したり、関係者とのトラブル防止として役立てられたりします。
議事録の作成は会社設立の一環で行われるものですが、その手順が煩雑なだけに些細なミスが生じやすいので、 十分な教育や後方支援などを受けて、正しい用語や書式に則った手続きが必要です。

2. 議事録の書き方と書式のポイント3つ

会議の事前準備から、分かりやすい議事録の書き方、 さらに書式(フォーマット)を活用して効率的に議事録を作成することができるお役立ち情報はこちらです。 このお役立ち情報も活用しながら書き方と書式の簡単な3つのポイントを見ていきましょう。

(1) 事前準備が肝。必須事項は表題・日時・場所・出席者・議事・決定事項・次回予定

ノートPCを利用する場合、使いなれたエディタでPDF出力が可能なツールを使用すると便利です。
また、ブラウザから編集すればアプリのインストールが不要なので、環境が変わっても過去の議事録を参照できるメリットもあります。

議事録作成にあたって目的に合うフォーマットを作成するか、Webなどから書式をダウンロードし準備しておきましょう。

あらかじめ把握している表題・日時・場所・出席者・議事・議事要旨(決定事項)・次回予定・議事毎に必要な項目を事前に入力しておくと効率的に作成できます。

(2) 編集時は敬語を省き、だ・である調に。「こそあど言葉」は固有名詞、名詞に置き換える

議事録は、第三者が見返したときに内容が明確になっていることが最も重要です。そのため、読みやすく、分かりやすく端的に書くかが最も重要です。
部長職などといった敬称は冗長表現として認識して、「敬称略」と一文で簡潔に記載しても失礼にはなりません。

議事録の書き方は、国語で習った敬語の「ですます」ではなく、「だ・である調」要点のみの箇条書きにすることが望ましいとされています。
また、会話的な表現である「この・その・あの・どの」などの不明瞭な「こそあど言葉」は、 すべて具体的な言葉に置き換えて誤解は発生しないよう明確にします。

さらに「5W2Hが明確になっているか」の観点でチェックし、後ほど誰が読んでも短時間で要旨が把握しやすいように記述することを心掛けましょう。

(注)5W2H: 「What(何を)」「Why(何故)」「Who(誰が、誰を)」「Where(どこで)」「When(いつ)」「How(どのように)」「How much(いくらで=予算)」の7項目

(3) 議事録は鮮度が命。編集に凝らず早く提出する

議事録の作成や編集に時間はかけず、長くても1時間程度で仕上げて提出することを心掛けましょう。 完璧な物を最初から作成できる人はいないので、添削やフィードバックをもらい、精度や効率を高めていくことが重要です。
第三者であれば上司に限らず誰かに見てもらい、「大筋の内容は分かるか」フィードバックをもらうことでスキルを身につけましょう。

議事録の目的としては、参加者全員の備忘録であると同時に、「言った言わない」を未然に防ぐための対策でもあり、 同席していない人への情報共有という役割があります。ですから鮮度が第一です。

どのくらいのスタンスが求められているかというと、議事録に関していえば会議当日が望ましく、 それが数日も遅延するようでは業務にマイナスが生じかねないといえます。 特に鮮度が命の議事録については、遅れを取ることで売り上げや利益を得る機会を失うことにもなりかねません。

議事録はスピードが最優先と心得て、完璧なものではなくてよいので、編集やデザインに凝らず素早く提出しましょう。

4. 会議のアジェンダ・レジュメ・議題の違いと意味とは?

2. 会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ