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会議のアジェンダ・レジュメ・議題の違いと意味とは?

【例文・テンプレート付き】

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「アジェンダ」「レジュメ」「議題」などよく聞く言葉ことばで何気なく使っていますが、 それらの内容の違いを聞かれると正確に答えられないことがありがちです。

企業において上司からアジェンダ作成してと頼まれたものの、 会議に役立つために、どのように作ったらよいかけど分わからずに困っている人もいるのではないでしょうか。

アジェンダの進行表に則って会議を円滑に進め管理することができれば、 生産性のある議論が交わされ会議が効率的に行われます。
ぜひ正しい書き方を身に付つけましょう。

1. アジェンダとは?議案・議事との違いと意味

「アジェンダ」「レジュメ」「議題」は意味と使い方・機能に違いがあります。
組織において、効果的に会議を進めていくために、 また会議に参加した時間を有効活用するためにも、まずそれぞれの用語の違いと意味を正しく把握しましょう。

アジェンダとは、予定している会議内容のまとめ。議題と目的、流れの把握が主目的

「アジェンダ」とはもともと英語で「予定表」という意味となり、行動計画やスケジュール帳のことを指しますが、 会議のアジェンダの場合は会議を円滑に行うために、予定している内容のまとめを事前に提示することが主流になっています。

アジェンダを作成して会議の参会者に事前通知する目的は、 効率的に会議を進めるためであり、議題に対する準備を促して会議を効率化する意図があります。

アジェンダの担当者は会議の内容に修正が発生した場合や、 遅延時の対応などの連絡全般も担うことになりますので遅滞なく周知するようにしましょう。

アジェンダの内容としては、議題に対してより明確さ(背景や決め方など)が求められると同時に、 情報共有(配布資料など)も過不足のないものを提供することがベストといえます。

アジェンダ・議案・議題・議事の違いと意味

アジェンダ・議案・議題・議事は似ていますが、間違えると恥をかいてしまうこともあるため ちゃんと使い分けること事が重要です。以下はそれぞれの違いです。

アジェンダ 日本語では計画・予定表・議事日程・協議内容などとなります。つまり具体的な内容はまだ決まっていないので、みんなで考えましょうというニュアンスとなります。
議案 会議において審議・決定すべき具体的な提案を指し、例として「チームリーダーの選任について」などが挙げられます。
議題 会議で討議すべき具体的な題目を指し、例として「○○月中に年間売上目標の○○パーセントを達成するには」などが挙げられます。
議事 会議にて審議すること自体や審議すべき事柄のことを指します。

このように、それぞれ似ているようで微妙な違いがありますので、使い分けるようにしましょう。

2. 会議を管理するための、アジェンダの書き方と例文・サンプル

アジェンダ・議案・議題・議事の違いと意味が理解できたところで、 次のステップとしてアジェンダの正しい書き方とその重要性についても学んでいきましょう。

アジェンダの書き方、ポイントは必須項目を抑えること

アジェンダの必須項目として、

まず日時・場所・参加者(担当)・議題の順序(時間配分)・配布資料の5つを明確にし、アナウンスすることが大切です。

これらの項目を載せる理由として日時・場所を・参加者(担当)を正確に伝えることは基本ですが、 議題の順序(時間配分)・配布資料などを提示することで、事前に内容を確認してもらう目的もあります。
また、議題を詰め込み過ぎては時間に追われ中身のない会議になる恐れがあります。 無駄のない会議を行うために、余裕を持もって検討できるように、議題を取捨選択することも大切です。

さらにアジェンダは会議が開催される前に余裕を持もって参加者全員に配布しましょう。 事前に役割分担や議題の確認をしてもらい、当日必要な持参資料の準備の時間も考慮してアナウンスすることが重要です。
アジェンダを事前に配布することにより、参加者全員が事前に準備をして会議に臨め、 円滑に会議を進めることが可能になります。このような目的からも、アジェンダを作る重要性が理解いただけるでしょう。

もしも会議の内容の修正・変更時や遅延が発生した場合は、アジェンダの担当者が速やかに参加者全員に周知徹底する必要があります。

英語のアジェンダの書き方

英語で「Agenda」とは会議の議題そのものの他に会議の予定表やスケジュールも意味します。
言語を問わずアジェンダ抜きの会議ではスムーズな進行や議決が望めないでしょう。 また軽い打ち合わせでも、何についての打ち合わせかを知らせる場合もアジェンダは有効です。

英語のアジェンダは日本語の会議通知とほぼ同様で、まず冒頭に記載する事項は以下の通りです。

Title(会議のタイトル)
Date and time(開催日時)
Location, Place(開催場所)
Meeting called by~(あるいはCalled by~)(主催者)
AttendeesまたはParticipants(出席者または要参加者)

次いで、アジェンダ本文の記載事項は次のような構成になります。

Objectives(目的)
Items to be discussed(審議すべき内容)

一般的に「Objective」には会議の目的およびゴールについて記述します。 「Objective」の代わりに「Purpose」や「Issue」が使われることもあります。
単に話し合う内容のみを記載する場合は「Items to be discussed」や「Agendas to be discussed」などを使います。

また、会議に持参するべきものや事前準備が必要な場合は アジェンダに「Preparation for the meeting」という事項を記載する場合もあります。

英文メールで出す会議案内の例文・サンプル

実際のビジネスシーンで英文のアジェンダを提出する際のポイントを紹介します。

会議案内の連絡は関係者全員にメールで発信しておきましょう。日々多忙を極めるメンバーで 口頭だけでは忘れてしまうといったトラブルを防ぐためにも、形に残るメールを使用することは必須です。 特に件名に何の会議の招集か人目でわかるような文言を心掛がけ、事前に準備しておいてほしいことがあれば コメントし、資料に目を通しておいてほしい場合は添付ファイルで送りましょう。

また、メンバーが異なる時差に散らばっているような場合、必ずどの「時間帯」なのかも明記しておきたいところです。 時刻に日本時間を記載する場合は以下が一般的です。

・15:00-16:00 (JST)
・15:00-16:00 (JST, UTC+9)
・15:00-16:00 [+0900 (JST)]


会議通知、会議召集のメール例(英文)

--------------------------------------------------------------------------
Dear sales team:

I would like to set up a meeting by below schedule.
Attendance is mandatory for all sales team staffs.
If you have specific reason that you cannot come, please contact me by next Wednesday.

Date and time:
March 10th 16:00-17:00(JST)
Meeting room: Meeting room 1st

Agendas:
1. About budget cut
2. Sales figures report from each department
3. New personnel planning and enployment
4. New assignment
--------------------------------------------------------------------------


会議通知、会議召集のメール例(日本語文)

--------------------------------------------------------------------------
営業チーム各位

以下のスケジュールで会議を開催したいと思います。
営業チームスタッフ全員の出席が必須です。
都合により出席できない場合は、次の水曜日までにその旨をご連絡ください。

日時
3月10日 16:00〜17:00
会議室:第一会議室

議題
  1.予算削減について
  2.各部門からの売上高レポート
  3.新しい人材計画と雇用
  4.新しい割り当て
--------------------------------------------------------------------------

アジェンダのテンプレート(エクセル・ワード・パワーポイント)

アジェンダの作成の方法はさまざまあり、自らのオリジナルを作成するのもよいでしょう。 しかし、テンプレートを使用して作成すればより効率的にアジェンダを作成することができます。

ここでは「エクセルで作成しているタイムテーブルの時間の入力をより簡単にしたい」 「ワードで作成している会議書類にエクセルを貼り付けたい」といった要望にお応えして、 エクセル・ワード・パワーポイントの書式で日本語版と英語版のテンプレートをご用意しました。 ぜひ活用してみてください。

【日本語】アジェンダテンプレート(.xlsx)
【日本語】アジェンダテンプレート(.docx)
【日本語】アジェンダテンプレート(.pptx)
【英語】アジェンダテンプレート(.xlsx)
【英語】アジェンダテンプレート(.docx)
【英語】アジェンダテンプレート(.pptx)

3. アイデア出し・効率化・脱マンネリ化などの会議をデザインするTips

会議の進行役であるファシリテーターになってはみたものの、なかなか思い通りに会議が進まないことに悩んでいる人は少なくないでしょう。
また、立場の違うさまざまな人たち達から意見を聞き出したいのに、会議ではいつも発言力がある人が目立ち一言も意見を発さない人がいることや、 はたまた非効率で無駄な会議をなくしたいのになくせないことに悩んでいる人も多いでしょう。

ここではこのような悩みの解決策について詳しく見ていきましょう。

議題に対して意見やアイデアがほしい会議のポイント

定例会議では議題が出尽くしてしまって適切な議事がなかなか決まらないので、 建設的な意見や新規のアイデアが出されれば会議も活性化するでしょう。
会議への参加意欲を高め、ブレストミーティングのような発言しやすい環境づく作りと、 斬新なアイデアを誘発するきっかけづくりをすることで、活発な意見交換が望まれます。

こちらのお役立ち情報では、 会議を活発化するためのファシリテーションについて紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

無駄を省き、会議を効率化(時間配分、問題・課題への対応と管理)するポイント

会議の効率化のためには、まず事前準備が非常に大切です。無駄を省いて会議を効率化するポイントとして 「終わらない・決まらない」「情報共有の短縮」「脱線や無駄に気づく」という3点が挙げられます。

会議の参加者は貴重な時間を拘束されているという認識を持ち、ファシリテーターは会議における無駄を省いて 時間配分、問題・課題への対応と管理を含め、効率化を図る工夫をしていくとよいでしょう。

脱マンネリ化。冗長的にしない全員参加型会議のポイント

会議に参加している参加者のモチベーションを維持するためにも、 ファシリテーターは報告・連絡や情報収集のみに終始するのではなく、意思決定者が、正しく決断することを促すことが重要です。

こちらのお役立ち情報では、 会議を活発化するためにファシリテーターがどのように動くべきかを紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

3. 議事録とは?議事録の意味と目的を知って書き方のコツをつかもう