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ビジネスで役立つ言葉づかい
「間違いやすい言葉づかい」

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普段自分が同僚や取引先、上司や目上の人に対して使っている言葉づかい。本当に正しい使い方ができているか、不安に思ったことはないでしょうか?

「ご苦労様です」

労(ねぎら)いの言葉として相手に掛ける言葉ですが、言葉を掛ける人物や場所を誤まると怒られてしまったり、不快にさせてしまう可能性もあります。

「ご苦労様」の持つ意味

「ご苦労様」は、目上の人が目下の人に対して使う言葉とされ、『自分のために仕事をしてくれた人』を労うために使います。
日常でも一般的に使われる言葉ではあり、郵便配達・牛乳配達・宅配便などの方への役割に対して声がけで使っている場合も多いでしょう。使い方としては決して間違いではありません。

ただし、会社やビジネスの場になると「目上の人が目下の人を労う言葉」を理解し、その意味の通りきっちりと守る必要があります。
ちなみに、この言葉の使い方は長年議論されており、人によって捉え方もまちまち。一番有力な説としては「殿様が部下を労った」ということから来ているといわれています。

「ご苦労様」を使える人

「ご苦労様」の声がけができる人は、主に「役職者」「上司」など立場が上の方になります。

ビジネスマナーでも、
目上の人が目下の人に労いの言葉を掛ける場合は「ご苦労様」
目下の人が目上の人に労いの言葉を掛ける場合は「お疲れさま」
同僚同士が労いの言葉を掛ける場合も「お疲れさま」
とされています。もし使う場合には上記を守っておけば間違いは無いでしょう。

ただし「ご苦労様」を全従業員に使わせ統一している、または習慣化している会社や企業もあるので、その場合は倣ってそのまま使うのがいいでしょう。

「ご苦労様」を使っている人は多いのか?

しかし「ご苦労様」という言葉を掛けられたことが無い人も居るのではないでしょうか?
「ご苦労様」という言葉を実際に使っている人は多いのか? どのような場合に使っているのか?
という疑問をマイナビニュースが会員向けアンケートで調査しています。

「ご苦労様」という言葉を使っていますか? という問いに対し、
・よく使っている   7.4%
・使っている     7.4%
・あまり使っていない 49.0%
・使っていない    36.2%
と、約80%の人が「ご苦労様」という言葉を使っていないことがわかりました。

使っていない人は立場のある人、同僚に対しても「お疲れさま」を一貫して使っているということになります。

これらの結果から考えれば、今は目上・目下に関係なく「お疲れさま」を使って労ったほうが無難です。
もし「ご苦労様」という言葉を使う場合は上記に注意し、使わない場合は知識として覚えておいてください。

「了解」

「了解」とういう言葉は、アルバイトや社会人など「働いている人」がよく上司に使う言葉として浸透しています。
仕事で店長や上司から何かをお願いされた場合、自分が承ったこと、理解したことを示すときによく使うのではないでしょうか。

さまざまな人が普通に使うので正しい敬語と認識している人が多いのですが、実は敬語としては間違っています。
「了解」の意味は正しくても、ビジネス上は失礼に当たってしまうのです。

「了解」の持つ意味

「了解」の意味は上記で紹介したとおり、
・意味や内容を理解する
・納得した
といった意味があります。

「自分はいわれたことを理解した」といった意味で「了解」という言葉を使いますが、ビジネス上では相手に対して敬意を含まない言葉となります。よって、上司が部下に対して「了解」と言う分には問題なさそうですが、部下が上司に「了解」と使うのは敬意が含まれないため失礼にあたります。

ただ「了解いたしました」「了解しました」と、了解のあとにつく言葉に敬意を込めることで、表現的・敬語的には問題ないとも言われています。

人によって受け取り方が変わってくる表現なので、使うときには注意をした方がよさそうです。

了解の変わりになる表現

では「了解」の変わりに使うことができる表現は何があるのでしょうか?
正しい表現としては、
「かしこまりました」
「承知しました」

といったものです。

ちなみに「承知」は、
何か物事を請け負った場合に使うと「知っている」「解っている」の意味
何か物事を否定する場合に使うと「許さない」「聞き入れられない」の意味
と、利用シーンによって意味合いが変わります。

上記を踏まえた上で、ビジネスにおいては「かしこまりました」「承知しました」を使うのが正しいと言えます。
ただし、「了解しました」という言葉を会社全体で統一している場合には、そちらを優先しましょう。会話の中で使うのがベストですが、メールでもこの表現は有効です。

この機会に間違った使い方をしている方は直してみてはいかがでしょうか?

「よろしかったでしょうか?」

この言葉は相手に対して何か伺いを立てるときや確認するときに使われる言葉で、接客や営業など対面や電話、メールの文面でもよく使われます。

敬語として正しく思えますが、実は誤用表現にあたります。丁寧に聴こえはするものの、使い方は正しくありません。
しかし、コンビニエンスストアやファミリーレストランをはじめとする接客業では、「よろしかったでしょうか?」があたりまえのように使われています。

この言葉が「なぜ敬語ではないのか?」「正しい言葉は何なのか」について紹介していきます。

「よろしかったでしょうか?」は何故敬語ではないのか

「よろしかったでしょうか?」という言葉は“バイト敬語”の一つです。
“バイト敬語”は丁寧に聞こえはするものの、正しい日本語ではない敬語のことを指す言葉として使われています。

この「よろしかったでしょうか?」、使っている人の範囲も広く、新入社員にとどまらずベテラン社員でも気付かずに使っている人も多いのではないでしょうか?「よろしかったでしょうか?」が誤用表現とされる理由は、直前の行為に対し、「よろしかった」と過去形にすることにあります。

「よろしかったでしょうか?」の正しい言葉づかいは?

「よろしかったでしょうか?」は、直前の行為に対して過去の表現で返してしまうのが問題です。
では、正しい言葉づかいは何なのでしょうか?

答えは簡単で、「よろしいでしょうか?」と言う、過去をあらわす「かった」のフレーズを取り除くだけです。

ちなみに「~でよろしかったでしょうか?」という表現は、「今どきの話し言葉「嫌い」ランキング」にて、1位を獲得するほど不快に思われる表現なので注意したほうがよいでしょう。

間違った日本語は、知らず知らずのうちに人を不快にさせている可能性もあります。
クセになってしまっている人は「よろしかったでしょうか?」を使わないよう意識して直すようにしましょう。

「~させていただく」

「~させていただく」という敬語は、「よろしかったでしょうか?」と同様に間違えやすいビジネス敬語です。
「よろしかったでしょうか?」と違うのは、日本語的に間違っているわけではないという部分です。「間違いやすい」のであって、決して「間違った」敬語ではありません。

使い勝手が良い言葉なので日常的に使われますが、使う状況を間違うとおかしい敬語にかわるので使い方には注意が必要です。

「~させていただく/させていただきます」の意味

「~させていただく」は、「相手に許しを請うことによって、ある動作を遠慮しながら行う」という意味があります。
しかし、「させていただく」という表現は文法的に理解すると「強い意思」を表す言葉とされ、発言時のイントネーションや状況によっては敬語であっても失礼になってしまうこともあります。

例文をご紹介します。

「今月末をもって退職させていただきます」
この文言だと「会社が引き止めようが、私は絶対に退職する」という意味合いになってしまうようです。会社側からすると一方的に辞めることを宣言された状態になります。

言い直すと、「今月をもって退職させていただきたく、よろしくお願いします」が正しい表現となります。

「させていただく」という表現は、目上(会社・上司など権力側)の人間が目下(従業員・部下など権力下)の人間に対して使うのが順当と言うことになり、逆の場合はあまり使われません。
ただし、あくまでも上記は一つの考え方。
前述した「相手に許しを請うことによって、ある動作を遠慮しながら行う」といった使い方も正しいので、どちらが間違っているというわけではありません。

文化庁の敬語指針では、以下の状況に当てはまる際「させていただく」を使うのが適切とされています。
・相手側または第三者の許可を受けて行う
・そのことで恩恵を受ける事実や気持ちのある場合

ただし、適切な場合と適切でない場合、どちらもあるので使い方には注意が必要です。

「させていただく」の利用例

文化庁の敬語指針(40P部分)に「させていただく」について利用例があったので紹介いたします。

  1. 相手が所有している本をコピーするため,許可を求めるときの表現
    「コピーを取らせていただけますか 」
    こちらは相手に許可を貰い、自分も恩恵を受けるので上記の使い方であっています。
  2. 研究発表会などにおける冒頭の表現
    「それでは,発表させていただきます」
    こちらの場合は発表する相手に許可をもらう必要が無いので条件に当てはまりません。「それでは、発表いたします」が冗長にもならず正しい表現と言えます。
  3. 店の休業を張り紙などで告知するときの表現
    「本日、休業させていただきます」
    こちらも相手の許可が必要では無いので、2.と同様条件に当てはまりません。
    「本日、休業いたします」の方がすっきりしています。

日常でもビジネスでも「~させていただく」は使って問題はありませんが、相手が存在しない、許可をもらう必要がない場合は間違った敬語になってしまうので、注意して使いましょう。

「すみません」

「すみません」は謝罪の言葉として広く使われています。
丁寧な謝罪の言葉として認識されていることもあり、目上やほかの人に謝罪をする際にも普通に使われるので日常生活でカドが立つことはほとんどありません。

しかし、ビジネスの場において「すみません」の言葉は間違った敬語となります。なぜ間違った敬語になるのかについて、以下で紹介していきたいと思います。

「すみません」について

「すみません」は「すまない(済まない)」の丁寧語で、相手に謝罪や感謝、依頼などをするときに用いる言葉です。また、「済まない」と書くように、「申し訳ない」という意味も持っています。「すみません」を使った相手に対して「気が済まない」という意味になり、「気持ちが治まらない」「挽回したい」「何かお返ししたい」と気持ちを表す言葉になります。

変わって、相手に何かをしてもらった、助けてもらった際にも「すみません」を使うことがよくあります。
上記の場合は「感謝」として「すみません」を使っていますね。
この他、何かの事柄を依頼する場合にも「すみません」を使います。

このように「すみません」には「謝罪」「感謝」「依頼」三つの意味を持っている、玉虫色(見方や立ち位置、状況によって意味が変わる)の言葉なのです。

ですので、ビジネスの場において心から謝りたい、謝罪したい場合は「すみません」を使うのは厳禁。
場合によっては怒られることもあります。

ちなみに「すみません」を「すいません」と言ったり、書いたりする場合もありますが意味は一緒。どちらを使っても構いませんが「すいません」は訛った言葉とされているので、「すみません」を使ったほうが無難でしょう。

ビジネスの場で使う謝罪の言葉

ビジネスの場で「すみません」を使わない場合、謝罪の言葉として以下の言葉を使うことができます。

ごめんなさいの敬語

「申し訳ございません」「申し訳ありませんでした」

畏まったごめんなさいの敬語

「お詫び申し上げます」

強い反省を示す

「深く反省しております」

事後の謝罪

「この度はお騒がせしました」

相手の怒りが大きい場合

「弁解の余地もありません」

解釈の違いでの謝罪

「認識不足で~」

上記のように、シーンによって様々な謝罪の言葉があります。
また、他人に何かを依頼する場合に使う「すみませんが~」は、「恐れ入りますが~」に変えて使うことができます。

このように「すみません」という言葉は、ビジネスの場においては適さない言葉ということがわかります。
上記の言葉を謝罪の場で使う言葉の参考にしてみてください。

謝罪の言葉

「すみません」は、一つの言葉に対して「謝罪」「感謝」「依頼」の3種類の意味が含まれており、「使う状況や見方、立ち位置などによって意味合いが変化」し、ビジネス上での利用には向いていないということをご説明しました。
次は、ビジネスのシーン毎に使える謝罪の言葉や常套句を紹介していきます。

自分が仕事でミスした時の謝罪の言葉

こちらは前回にも例文を挙げたのでカンタンにご紹介。ビジネス上よく使われる謝罪の基本的なフレーズとなります。
「申し訳ありません(でした)」
「お詫び申し上げます」


ミスの度合いが大きい場合は、「深く反省しております」を使うことができ、上記の言葉とともに態度でも反省を表さなければいけません。
この他知っておくべきことを知らなかった場合は「勉強不足で~」や、間違った解釈で迷惑を掛けてしまった場合は「認識不足で~」などを語頭につけ「申し訳ありませんでした」と繋げます。

自分の部下のミスで謝罪する場合の言葉

自分の部下がミスをして先方に迷惑を掛けた場合、謝罪するのは当然上司の務めです。
監督責任(ミスを犯した人を指導する、監督する立場にある人間が負う責任)を認めた際に使う謝罪は、
「私の監督不行き届きです。大変申し訳ございませんでした」
となり、「物事を指示したり取り締まったりする役割を全うすることができませんでした、ごめんなさい」という意味になります。

この他、ミスをした部下に対して叱ったことを先方に理解してもらうフレーズとして、
「厳しく言い聞かせました」
や、自分自身や部下が不遜な言い方を先方にしてしまった場合には、
「非礼の数々、どうかお許しください」
などのフレーズを用いて、先方に謝罪を行います。

謝罪を行った後はシメのフレーズとして、ミスへの反省や同じミスを繰り返さないことを宣言する、
「今後このような不手際がないよう(に致します)(注意いたします)」
を入れておけば、謝罪と反省が先方に伝えられるでしょう。

ただし、これらの言葉は全て「謝罪」「反省」2つを態度でも表さなければ意味がないことは覚えておいてください。
監督者や部下を抱えている方は、謝罪の言葉・フレーズを覚えておいて損はありません。ぜひ参考にしてみてください。

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