【オンライン研修・Zoomブレイクアウトセッション】

メインイメージ
イベント内容老人保健施設管理医師総合診療研修会
ご利用目的 オンライン研修、zoomブレイクアウトセッション
開催方法オンライン
主催者/ご利用企業様 全国老人保健施設協会 様
ご利用会場 TKP市ヶ谷カンファレンスセンター
TKP品川カンファレンスセンター
開催時期 2021年12月に2回/2022年1月に2回
参加者 スタッフ・講師:9名/オンライン:350名×2回
ご利用サービス 会場手配、配信サービス、配信機材手配、事務局サポート、お弁当・お飲み物手配

TKPを選んだ理由 / オンライン開催するに至った経緯

毎年定例で開催している研修会が2020年度はコロナ禍でグループワークが実施できなかった。報酬上の要件を満たすための研修であるので、2年連続の未終了は避けたく、2020年度分も合わせて2021年度に実施をしたかった。
ただ、コロナが中々おさまらず参加者も高齢の方も多いので、来場による感染リスクを考慮しオンライン開催を試みることになった。
コロナ前の2018年度、2019年度は、TKPの全国5か所の会場同士を繋げるTV会議システムを使用して研修会を開催していたので同じようなことが出来ないか相談をした。

事前の懸念点

事前の懸念点としては、参加者が高齢の方が多いので、PCやZoom操作が可能なのかという不安と、自宅でのインターネット回線の状況に不安があった。
TKPには研修会の開催前に、Webで開催する際の注意点や、リモート参加する側の必要最低条件を参加者の方に事前アナウンスをしっかり行うこと、可能なことと不可能なことに対してしっかりと線引きをすることが重要と教えて頂いた。事務局側で準備出来る環境はしっかりと整えたうえで実施に踏み切ろうと思い、TKPに依頼することとなった。

お客様の要望

参加対象700名の方に対して、Webツールを使用して、セミナーを聞く、お互いにグループワークが出来る環境を作りたい。 それを4日間に分けてやるので、どのような方法が最適なのか。もしも接続できない等のトラブル発生時にはTKPスタッフにお願いしたい。 講師が会場に来るか、来ないか不明だが、そのあたりもフレキシブルに対応してもらいたい。 講師が来る場合は、複数の部屋を確保したい。

TKPの提案

Zoomミーティングを使用し、セミナー時は講師にスポットライト操作を行うことで、視聴者全員が講師を見れるようにする。
グループワーク時はZoomの機能としてある、ブレイクアウトセッション機能を使用し、各参加者には個別部屋に入ってもらう。事務局及び講師の先生方には各部屋に回れるような設定をご提案。
会場に来て頂く講師の方や事務局の方の端末及びヘッドセットマイク、カメラやマイク等全て準備し、各講師のお部屋にもオペレーターをつけることでフォロー体制を構築。
会場内専属のオペレーターとフリーで動けるオペレーターを配置する。
参加者から寄せられる設定や配信に関しての質問にはTKPの配信スタッフが対応する。 事務局様は参加者からの電話での問い合わせや講師のフォローなど、催事に注力できるような人員配置をご提案した。

お客様の感想

各講師ごとに部屋数も確保できて、感染対策もケアしつつ研修会を実施できた。TKPテクニカルスタッフとの連携も上手くでき、安心して任せられた。

2022年1月TKP市ヶ谷カンファレンスセンターでのイベントの模様

配信会場の様子

配信当日の会場の様子

配信会場の様子

配信当日の会場の様子

長時間に渡るイベントのため司会者が進行役を務める

オンライン参加者が大人数でも対応できる専用の音響機材とオペレーターを手配

イベントの進行を確認できるように配信会場に関係者スタッフ席を用意

確認用のPCを用意して事前に配信環境のチェック

イベントの進行を確認できるように配信会場に関係者スタッフ席を用意

講師用の小部屋のPCの動作確認

リモート参加の講師と会場の聴講者の質疑応答

Zoomブレイクアウトセッションのテスト

来場参加の講師によるセミナー

配信メイン会場の講師卓

パネルディスカッションの様子

それぞれの講師を個別で撮影できるようにプロ用カメラ、三脚を2台ずつ手配

パネルディスカッパネルディスカッション参加者自己紹介ション

カメラ・Zoom・音響の操作はTKPのオペレーター卓で対応

リアル会場ならではの掛け合いでトークも大いに盛り上がった

メイン配信会場のカンファレンスルーム4D

リアル会場ならではの掛け合いでトークも大いに盛り上がった

スタッフ控え室にミーティングルーム4Hを使用

会場セッティング

フロアマップ/レイアウト

TKP市ヶ谷カンファレンスセンター 4Fフロアマップ

市ヶ谷メイン配信会場、講師小部屋レイアウト

TKP品川カンファレンスセンター 10Fフロアマップ

品川メイン配信会場、講師小部屋レイアウト

イベント当日スケジュール(前日搬入・設営)

開講挨拶、オリエンテーション
Zoomミーティング 前半:講演 後半:グループディスカッション
Zoomミーティング 前半:講演 後半:グループディスカッション
お昼休憩
Zoomミーティング 前半:講演 後半:グループディスカッション
Zoomミーティング 前半:講演 後半:グループディスカッション
終了・撤収

ご利用サービス

TKPはZoom ISVパートナー契約を締結し、配信サービスを提供しております。お客様はZoomのアカウントをご自身でご用意いただく必要がなくなり、より簡単にウェビナーを開催することができます。
TKPウェビナー

ご利用備品・設備(画像はイメージ)

ノートPC

ノートPC

アンプ・PAシステム

アンプ・PAシステム

プロ用カメラ

プロ用カメラ

デジタルミキサー

デジタルミキサー

ゲーミングチェア

ゲーミングチェア

TKPレンタルネット

ご利用施設

ご利用会場:配信メイン会場

ご利用会場:講師用個別会場

ご利用会場:控え室